オフィスにミーティングエリアを持つことは一般的かもしれませんが、自分たちのニーズに合わせたスペース設計や、機能性を重視したデザインを取り入れているところは多くないかもしれません。
この記事では、オフィス内にミーティングエリアを確保する際のメリットや、目的・ニーズに応じたミーティングスペースの選び方、そして配置の際の注目点について詳しくお伝えします。
ワークスペース内にミーティングエリアを確保することに、何が良いのでしょうか。
最初に、オフィスでのミーティングエリアの3つのメリットや、それがビジネスやスタッフに及ぼす影響について解説します。
オフィス内にミーティングエリアを確保することで、急な打ち合わせ時にすぐに始めることができるメリットが生まれます。ミーティング用の場所をたくさん確保すれば、待ち時間なしで使用することができますし、時間の無駄も削減できます。また、オフィスエリア内にミーティング場所を作ることで、移動にかかる時間も節約できます。外部の会議室を使うよりも経済的であり、予期せぬゲストが来た際の受け入れ場所としても利用できます。
ミーティングエリアをオフィス内に確保することで、より質の高い打ち合わせが期待できます。必要に応じた配置やデザインを選ぶことで、効率的な議論が行えるスペースを確保することができます。
たとえば、次のような工夫も導入可能です。
以上はほんの一例ですが、職務や参加者の人数、ミーティングの趣旨などに応じて、様々なデザインの選択が求められます。スペースのデザインのヒントや注意点については後ほど触れますので、ミーティングエリアを整える際の参考にしてみてください。
オフィスのミーティングスペースは、様々なシチュエーションにフィットするメリットを持っています。新型コロナウイルス感染症の影響下で、大規模な会議の要望は減少してきています。一方、リモートワークの浸透による人間関係の希薄化を解消する「新しいオフィススタイル」が模索されています。
多様なワークスタイルを実現する「快適なオフィス環境」を目指す際、従業員のワークスペース以外の場所も考慮することが重要となるでしょう。ミーティングスペースは、休憩場所やリラックスエリアとしても活用が期待できます。従って、ただの会議室としてだけでなく、変動する働き方に適応する場所としても利用するのは良い選択です。さらに、会議室のデザインや利用法を見直すことで「社員中心の環境を提供している」との印象を強化し、企業のイメージ向上に繋げることができます。
オフィス内のミーティングエリアは、数多くのデザインや形状が考えられます。ニーズや要望に応じて、最適なデザインを選択しましょう。
以下では、オフィスに設置するミーティングエリアの具体的な配置例をご紹介します。
ミーティングエリアをオフィス内に設けるとき、フルオープンなスタイルでのレイアウトも一つの方法です。執務エリアにシンプルにテーブルと椅子を配置し、例えば他のメンバーからも内容が聞き取れるような構造となっています。分割されていないオープンな空間として、協力的なエリアやカジュアルスペースとしても使えます。
フルオープンなミーティングエリアは、小グループのディスカッションに最適で、6人前後が理想的です。大人数のミーティングには向きません。開放的なミーティングエリアはいくつかのポイントで取り入れることが可能なので、事前の場所取りや予約の手間を省き、迅速なコミュニケーションの開始が期待できます。
セミオープンタイプのエリアは、フルオープンなミーティングスペースに比べ、集中するための空間とオープンな雰囲気を交互に活用するレイアウトとなっています。ソファーの背を高くしたり、目線を遮る程度のパーテーションやホワイトボードを利用するなど、工夫が施されています。このようなスペースは「ファミレススタイルのミーティングエリア」とも称され、和気あいあいとした環境でのコミュニケーションが可能です。
完全に区切ることなく、オフィスの一部として設定するには最適なスタイルではないかと思います。
立ち会話に適したスペースの特色は、座るための椅子が存在しない点です。立ったままでの会議や議論を行い、効果的に重要事項だけを取り扱うスタイルが特徴です。簡単に整えることができ、長い時間座ることなく、立ちながらの作業が血行を良くし、健康上の利点も持ち合わせています。シンプルにテーブルを配置するだけで、オープンエリアやセミオープンエリアといった形態にも合わせて配置することが可能です。
それぞれのスペースの特徴を考慮し、用途に応じて適切なレイアウトを選択することが推奨されます。
以下、オフィス内のミーティングエリアを構築する際の注目すべきポイントを展開します。
企業の作業スタイル、目標、規模等を考慮して、最適なミーティングエリアを整える際には、次の3つのポイントを考慮すると良いでしょう。
ミーティングスペースの使い道をまず明らかにしましょう。用途に合わせてスペースの構造を変えることにより、シチュエーションに適したミーティングの場を作れます。
社内チームの小規模な会話やリフレッシュエリアとしての使用が望ましいです。
個々の対話や簡単な来訪者の応対、短期間のオンラインミーティングエリアとして利用するのに最適です。
社内の手短な会議や、ミーティングの効率化を目指す場面に適しています。さらに、家具やホワイトボードを動かしてレイアウトを自在に変えるといった、柔軟に利用する方法も考慮できます。
ミーティングエリアの使い方が定まった次に、どこに設置するか、その大きさを決めます。オフィスの入口近くに置くのか、会議室の中に作るのか、作業エリアの隅に作成するのか等、実際の利用シーンを想像しつつ選択しましょう。さらに、「共用エリアに小さく設置」「個別の部屋で大きく使い、多目的に活用」「状況に応じてサイズを変更できるようにする」といった規模の選択も考慮する点です。
ミーティングエリアの大きさや配置、方向が定まれば、次はデザインのコンセプトを考えます。そのコンセプトを基に、空間の色合いや照明、オフィスの家具を選定するとよいでしょう。
例として、プレゼンテーションを主とする場合、頭を活発にさせ、集中を促すため、照明は昼光色が良いでしょう。チームでの小規模なミーティングで、アイディアを共有する場面なら、暖かみのある色調の空間がおすすめです。
活用目的に基づいた独自の工夫をしてみましょう。アジャイルオフィス風に、レイアウトを変更することを前提とする場合、移動しやすいキャスター付きの家具が良い選択です。さらに、くつろぎのエリアとして使う場合は植物を配置する、カフェのような設備を加える等、利用者の観点でのデザインも考慮が必要です。
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オフィスのミーティングエリアは、イノベーションの源泉や、様々な課題の策定の中心地ともなっています。すべての社員がその能力を最大限に活かし、より効果的なコミュニケーションや業務の効率化を実現するためのステージとして、オフィスのレイアウトやデザインの導入を考える価値があります。
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