オフィスの状況の劣化やテレワークの影響で、社員のエンゲージメントの低下を危惧する会社が増加中です。エンゲージメントが落ちると、生産性の低下や、離職のリスクが高まるため、迅速な手当てが欠かせません。
この文書では、社員のエンゲージメントを再活性化させる、オフィス環境の改良策について取り上げます。
働きやすさを目指して設計されたオフィスも、時間の経過とともに働きにくい空間に変わることがあります。今回は、社員が働きにくいと感じるオフィスの特徴を見ていきます。自社のオフィスと比較してみてください。
駅からの距離が遠かったり、近隣にコンビニや食事できる店がない場合、立地が不便だと感じませんか。経理担当者にとっては、銀行や郵便局といった日常的に通う必要のある施設がオフィス近辺にないと、移動時間がかかる分、業務の負担が増えていきます。
業務効率向上には、オフィスのレイアウトが鍵となります。どんなシーンでレイアウトが不便だと感じるのかを確かめてみましょう。
パーソナルスペースは、私たちの「個人を取り囲む空間」を指します。目に見えない感覚として他者に侵入されると不快に感じる空間が存在します。それがパーソナルスペースで、人によって距離や特性が異なります。
業務上、認識されるパーソナルスペースは1.2〜3.5ｍといわれており、この領域内に他者が侵入してくると、ストレスが生じることがあります。隣接するデスクが近すぎる場合、パーソナルスペースが確立されていないといえます。
オフィスの面積が狭く、動線が悪い場合、業務時に不便だと感じる可能性が高くなります。例えば、コピー機まで離れていたり、業務に必要な物を運ぶのに手間がかかったりすると、不快に感じるかもしれません。通路が狭く、人とすれ違う時にどちらかが譲らなければ通れなかったり、通路が物で塞がっていて移動が面倒な状況も、ストレスの原因となります。
ランチ休憩は、仕事の疲れを回復し、その後のエネルギーを充電する重要な時間です。オフィスにリラックススペースがなければ、リフレッシュが難しく、作業効率が落ちる可能性があります。
居心地が悪いオフィスは、社員の仕事のパフォーマンスにも影響を及ぼします。自社の状況と比較し、問題点を洗い出してみてください。
キーボードの音や会話など、雑音の多さは作業の集中を邪魔します。しかし、適度なBGMなどの背景音がある方が、集中しやすいという人もいます。逆に、静かすぎるオフィスも良い環境ではありません。あまりにも静かな空間では、一つ一つの音が気になってしまい、効率的なコミュニケーションが難しくなります。
照明が足りないと作業の効率を低下させ、目の疲れを引き起こす可能性があります。充分な照明を設けることで、仕事の効率を向上させることができます。明るく、適度な自然光が入るオフィスは、気持ちをリフレッシュさせる効果があります。
オフィス内の換気が十分でない場合、酸欠感や頭痛を引き起こすことがあります。継続的に良好な換気を保つことで、快適な空間を作ることができます。また、室内植物を設置することで、空気を浄化し、快適な環境を作ることができます。
問題点を洗い出した上で、それに対応する改善策を取り入れてみましょう。
自社の移転は難しい場合もありますが、近隣の施設を活用することで、一部の問題は解消できます。例えば、ランチやコーヒーブレイクに使えるカフェやレストランの情報を共有することで、社員のストレスを軽減できます。
レイアウトの見直しを行うことで、動線の改善や、十分なパーソナルスペースの確保ができます。デスクの配置を変更することで、動線の効率化や、コミュニケーションの向上が期待できます。
レイアウトに工夫をしている実績▼
事例：日本ジェネティクス株式会社 様
事例：ソウルドアウト株式会社 様
リラックススペースを新たに設けることや、既存のスペースの見直しを行うことで、社員のリフレッシュの場を提供することができます。
リラックススペースに工夫をしている実績▼
事例：サンブロードバンド株式会社 様
事例：株式会社エクストリーム 様
オフィスの環境を快適にするために、照明や換気の見直しを行いましょう。音環境に関しても、適度なBGMや壁の吸音材を導入することで、快適な作業空間を作ることができます。
照明や音響で工夫をしている実績▼
事例：ニッタイ工業東京ショールーム 様
事例：株式会社WIND-SMILE 様
事例：ユニオンテック株式会社 初台本社（旧オフィス）
企業のオフィスの環境を見つめ直し、課題が明らかになった場合は、改善策を進めていきましょう。オフィス環境の最適化に役立つ具体的な手法について説明します。施設をきちんと整備する施設の側面で、次の5要素を主眼にして改善作業を行ってください。
照明には多様な種類があります：昼光色、昼白色、電球色など、用途に応じて最適な照明を選ぶことが重要です。例えば、作業エリアには「昼光色」で集中力を上げ、会議スペースやエントランスでは明るい「昼白色」、休憩エリアには落ち着いた「温白色・電球色」を選びましょう。
主にデスクワークを行う職場では、椅子やデスクは価格やデザインだけでなく、使い心地や機能性も重視して選びます。適切な姿勢を維持できる椅子や、座るだけで体をサポートするような機能性の高いオフィス家具を導入することで、従業員の健康に配慮できます。機能的な椅子やデスクに更新することで、社員の疲れが和らぎ、作業効率が上がる可能性があります。
オフィスの温度と湿度を適切に管理することは、従業員の健康を保つ重要な要素です。公式な衛生基準によれば、次の基準を遵守してください。
ただし、室内温度を外気温よりも低く設定する場合、室内外の温度差が過度に広がらないように留意してください。それはヒートショックや自律神経の不調など、健康リスクを高める可能性があるからです。各デスクで快適な環境を感じられるように、空調の調整に配慮しましょう。
リモートワークを採用している場合、安全性の高いネットワークが必須です。外部とオフィス間の通信においては、データ漏洩の危険も存在します。この点で、VPNの導入は有用です。既存のインターネット環境を安全に活用する手段として、低予算で導入可能です。
パンデミック下での感染症予防や、リモート会議には以下のようなアイテムがおすすめです。
隣接する人への飛沫を防ぐ効果があり、感染を防ぎつつコミュニケーションが可能です。会議室での接触予防や、デスクの間仕切りとして使用できます。
飛沫を防ぐ点で、布製パネルも効果的です。また、一定の防音効果もあるため、仮設の集中作業スペースとしても利用できます。急にリモート会議が決まり、オフィス内で空き場所がない場合でも便利です。さらに、大きな布製パネルを利用すると、ブース型の空間を作成できます。設置に大掛かりな作業は不要で、家具として配置可能です。
感染症対策に工夫をしている実績▼
事例：ソウルドアウト株式会社 様
具体的には、社員の意見の取り入れ、他の企業の事例の参考、および専門家への相談が挙げられています。以下、主なポイントをまとめます。
- 社員の現場の声や意見を積極的に取り入れることは非常に重要です。
- アンケートを利用することで、開かれた意見や感想を収集できます。
- 開放感とスタイリッシュなデザインを取り入れ、また多機能性やフリーアドレスの考え方を導入しています。
- 文化、理念、価値観の共有を目的としたオフィスデザインを実施しています。
- オフィス環境の改善は複雑で時間がかかるプロジェクトであるため、専門家の助けを借りることが有効です。
オフィス環境の改良は、社員のエンゲージメントや生産性を向上させるための鍵です。改良には一定のコストや時間がかかることも考えられますが、それに見合う利益が期待できます。まずは自社のオフィスの状況を正確に把握し、それに対応する改善策を取り入れていきましょう。
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