オフィスで快適に働くためには、社員一人当たりのスペースを適切に確保することが大切です。しかし、デスクの広さや社員数が同じでも、業種や仕事内容によって必要なスペースは異なります。そのため、オフィスが狭い場合でも、快適に仕事をする方法があります。
この記事では、オフィスにおける一人当たりのスペースの基準や、スペースを縮小しつつも快適な作業環境を維持する方法について説明します。オフィス環境を改善したい方は、ぜひ参考にしてください。
執務スペースの気積を求める計算式は、以下のとおりです。
※床面から4mを超える高さの空間を除く
オフィス家具メーカーや不動産会社が提示する一人当たりのスペースの適正値は異なりますが、一般的にはおおよそ3坪（約9.92平方メートル）が一般的です。
執務スペースを広く取ると、効率的な動線を確保しやすく、快適に作業できます。また、複数の個室や会議室、広々としたリフレッシュスペースの提供もメリットです。外資系企業では、一人当たりのスペースが広い傾向があり、上級職の社員には個室が割り当てられることが一般的です。一方、法律事務所や会計事務所などの場合、プライバシーの確保が必要なため、一人当たりのスペースが広めであることが好まれます。
一人当たりのスペースが3坪未満の場合、狭く感じることが多く、大規模なオフィスでは共有スペースを利用する人数が増えるため、個々のスペースが狭くなります。テレワークやフレックス制を導入しているオフィスも、個人スペースが狭くなる傾向があります。一方、フリーアドレス制のオフィスでは、紙類や荷物を置くスペースが限られるため、整理整頓しやすく、席を頻繁に変えることができるメリットがあります。
社員の作業効率は作業スペースの広さに影響を受けますが、オフィススペースを広くしすぎると光熱費や賃料のコストが上昇し、部屋が広すぎると落ち着かない場合もあります。生産性とコスト効率を両立させるためには、適度な広さのオフィスが必要です。執務スペースの使い方を考える際には、一人当たりの面積だけでなく、スペース内の構成比やデスクのサイズや配置についても検討しましょう。以下は一般的なオフィスレイアウトの例です。
広いフロアを部門別に分けてデスクを整然と配置するスタイルで、日本でよく見られます。島型や教室型対向式、背面式などのバリエーションがあります。
部門別や個人ごとに個室が提供されるスタイルで、高いパーティションでスペースを区切ることもあります。
固定席を持たず、デスクや会議ブースを自由に配置するスタイルで、フリーアドレス制のオフィスに適しています。
立地などにわずかな違いはあるものの、基本的にオフィス面積を狭くすると賃料が安くなります。ただし、一人当たりのスペースを狭めすぎると、社員が働きにくくなり、生産性が低下する可能性があります。オフィスの新設や移転が難しい場合は、以下のヒントを実践してスペースを最大限に有効活用しましょう。
社員数を変えずに出勤者を減らしたい場合、テレワーク制度の導入を検討してみましょう。ネット環境があれば自宅や好きな場所で作業でき、社員のワークライフバランスを保つことができます。また、オフィス内でソーシャルディスタンスを実現しやすくなります。サテライトオフィスの設置も検討する価値があります。これはオフィス全体を移転させるよりもコストが低く、一部の自治体ではサテライトオフィスの設置に補助金が提供されることもあります。
書類の収納スペースが大きい場合は、ペーパーレス化を検討して紙の使用量を削減しましょう。全ての紙類を完全に廃止するのは難しいかもしれませんが、片面印刷から両面印刷への切り替えや、紙の使用を減らす取り組みを行うことで効果を実感できます。
ペーパーレス化は収納スペースの効率化だけでなく、テレワークの推進にも貢献します。文書や資料を印刷せずにデータとして扱うことで、コミュニケーションが簡単になりますし、紙やインクのコスト削減にも役立ちます。
大規模な変更が難しい場合、オフィス家具の選択や配置に工夫を凝らして室内を広く見せることも考慮しましょう。明るい壁紙やカーテンを使用することで、フロア全体が広く感じられます。また、パーテーションや本棚、キャビネットの高さを低くすることで、視界が開けてリラックス感を醸し出す効果が期待できます。
オフィスでの一人当たり面積の目安は通常約3坪と言われ、一人当たりの気積は法律で10立方メートル以上確保するよう規定されています。しかし、近年はワークスタイルの多様化などの理由から、一人当たり面積が3坪を下回るオフィスが増えています。
狭いオフィスでも快適な作業環境を確保するためには、社員の働き方やオフィスの配置を見直してみましょう。最近注目されているテレワーク制度やペーパーレス化は、一人当たりの面積を確保するだけでなく、社内で働き方改革を進める上でも有効です。
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