サテライトオフィスとは、中心オフィスとは異なる場所に置かれるオフィスのことを指します。単なる取引の便宜を図るための支店とは違い、従業員の働く環境の向上を目指して導入されます。労働環境の多様性や従業員の満足度を高めるために、多くのビジネスがサテライトオフィスの設定を検討中かもしれません。
この記事では、サテライトオフィスの設定に関する主な費用に焦点を当てて説明します。
サテライトオフィスには、大きく3つのカテゴリーが存在します。
都市型は主要都市の中核エリアに位置するものです。主に地域や郊外のビジネスが、顧客との移動効率や新しい市場開拓を目的に設定します。都市中心部のビジネスがその販売点として利用する際に都市型のサテライトオフィスを選択することも珍しくありません。
郊外型は大きな都市の外れやベッドタウンに配置されるものです。従業員が住んでいる場所の近くにオフィスがあると、通勤の時間を減らすことができます。時間の節約によって通勤ストレスが減少し、ワークライフのバランスが向上します。都市中心部を拠点とし、郊外やベッドタウンからの従業員が多いビジネスに最適です。
地方型は地域的な場所に設定されるものです。都市中心部に主要拠点を持ちながら、地方の人材を採用したいケースにピッタリです。地方での新規採用者は、都市部の本オフィスよりもサテライトオフィスを利用して業務を行います。
サテライトオフィスの導入に関心を持っている方も多いかと思います。ここでは、サテライトオフィス導入に必要な主な費用の詳細をご紹介します。
多くの場合、レンタルオフィスがサテライトオフィスとして利用されます。料金は、好立地にある場所ほど高額です。都市型の場合、1〜2人用のスペースで、月に6〜10万円程度の料金が掛かることが一般的です。地方型では、1人用のスペースで約4万円程度です。
もし、レンタルではなく、賃貸オフィスを選択する場合、さらに多額の費用が必要となります。月賃以外にも、敷金、礼金、火災保険、仲介料などの初期費用が求められます。具体的には、敷金は賃料の6ヶ月から1年分、礼金は2ヶ月分、仲介料は約1ヶ月分を想定するとよいでしょう。火災保険のコストは、オフィスの大きさに応じて、2〜15万円程度です。
賃貸オフィスの場合、必要な数のデスクや椅子、コンピューターなどのOA機器を準備する必要があります。また、一部の物件では、エアコンやアクセスカードなどを設置する際の追加費用が発生することもあります。
しかし、レンタルオフィスを選ぶと、オフィスの家具は基本的に完備されているため、特別な手配は不要です。このため、サテライトオフィスの設定に関する手間とコストを削減することが可能です。
賃貸オフィスは初めて入居する時点でインターネットが完備されていません。契約を結ぶと、インターネットの設定工事が必要となり、その工事費や毎月の通信費、さらにルーターなどの周辺機器の費用が必要です。それに対して、レンタルオフィスは最初からインターネットが整備されており、追加で費用を支払うことなく利用できます。
サテライトオフィスの取り入れには、以下のようなメリットが期待できます。
中心地ではオフィスの家賃が高く、経費が増えがちです。都市中心のオフィスを再考し、近郊や地域にサテライトオフィスを設けることで、オフィス関連の経費を節約することが一つの強みです。さらに、近郊や社員の住まいが近い地域にサテライトオフィスを設けることで、社員の通勤経費が軽減されるでしょう。
取引相手の近くにオフィスがあれば、営業活動に関連する移動費の節約も見込めます。
地方在住の才能ある人々の中に、家族の事や都市部での就業が難しい人がいるかもしれません。地域にサテライトオフィスを設けることで、地域の資質の高い人材を雇用しやすくなるという利点もあります。また、現職の社員の中に地域に移住したいと考えている人がいることもあるでしょう。そのような社員の要望にも応えることができます。
サテライトオフィスの存在は、社員の働く環境の良さと直結します。通勤時間が短縮されることで、通勤ストレスも低減されるなど、さまざまな面で働く利便性が高まるでしょう。その結果、社員の満足度が上がる可能性があります。さらに、医療の必要性や子育て、介護等での退職を考える人も多いです。
サテライトオフィスの有効活用により、これらのライフイベントと仕事の両立がスムーズになり、退職のリスクを減少させることができるでしょう。
BCP策定とは、災害等の非常事態でも事業の継続を目指すための戦略です。本拠地から離れた場所にサテライトオフィスを持っていれば、本拠地が災害で使用できなくなった場合でも事業の継続が容易です。被害を受けていないサテライトオフィスを活用し、社員の安全確認や取引先との対応等も円滑に進行できます。
サテライトオフィスの採用には数多くのメリットがありますが、デメリットも無視できません。
サテライトオフィスの採用により、社員が分散して働くため、コミュニケーションが希薄になるリスクがあります。
これまで簡単に確認していたことが、確認作業を省略して進行するケースが増えるかもしれません。企業と社員の間の認識ギャップが生じることで、重大なエラーを引き起こすリスクも考慮する必要があります。
そのため、サテライトオフィスの採用を考える際には、導入の目的や対象業務、実際の業務の進行方法について、双方が理解し合えるように十分な議論が必要です。
サテライトオフィス導入時に、従来のオフィスでの勤務に比べ、上司や同僚との直接の交流が減るため、自律的な業務管理が求められるようになります。
会社の目的や利点だけでサテライトオフィスを設立すると、十分に活用できない場合がよくあります。
実際にサテライトオフィスでの業務を担当する社員の便益や利点を考慮することが大切です。例えば、スタッフの住所に基づいてロケーションを選ぶようなアプローチです。社員が快適に仕事ができる環境を作ることで、効率がアップすることが期待されます。
サテライトオフィスの設立には、国や地方自治体からのサポートが得られます（総務省「おためしサテライトオフィス」）。補助金や支援制度があるので、これを活用することをおすすめします。例として、割安な物件を紹介してもらったり、一部の費用を補助してもらえるケースが考えられます。
総務省や自分たちの所在地の自治体のウェブサイトをチェックしてください。
Web会議用のツールやタスク管理ツールを適切に使用することで、コミュニケーションや出勤管理の問題を解消することが可能です。ツールの導入によって、手動の作業が削減されれば、生産性が上がると考えられます。さらに、サテライトオフィスを設ける際、オフィスの雰囲気や内装にも注意を払うことが必要です。
オフィスの空間がスタッフの意欲を高めることも大事です。
サテライトオフィスの取り入れの際、賃貸オフィスでは初期の出費や管理費が多くなることがあります。一方、レンタルオフィスを選べば、より手頃な価格で開始できるかもしれません。補助金の活用により、費用をさらに下げることも可能です。
サテライトオフィスのメリットとして、効率のアップや地域の人材活用、移動にかかるコストの軽減、BCP対策など多数考えられます。ですが、コミュニケーションの問題や出勤の管理などの難点も考慮することが大切です。
適切なツールやサービスを駆使して、生産性の高いサテライトオフィスを目指しましょう。
オフィスの企画・設計デザイン・施工サービスの案内資料です。ミッションや役員紹介、売上推移などの会社情報や、ワークスペースプロデュース〜デザインの考え方やコンセプト、こだわり、私たちの強みを網羅的にご紹介しています。
無料ダウンロードはこちらから
オフィス移転を考えているすべての企業の皆様の一助となるべく、業界人しか知らない裏事情や知っておかないと損してしまうようなポイントを詳しくまとめました。
無料ダウンロードはこちらから
「オフィス移転が初めて！」という担当者の方、経営者の方必見！ご提案までの間私たちが考えていることや、工事はどういうふうに進んでいくのか。この機会に、ぜひご一読ください。
無料ダウンロードはこちらから
前の記事
