オフィスデザインは企業の顔ともいえる重要なものです。作業効率を追求することはもちろん必要ですが、その他にも注意しておきたいポイントがいくつかあります。
どのような点に注意する必要があるのか、一緒に考えてみましょう。
オフィスデザインを自分達で考えるのは楽しいものですが、そのイメージに偏りがある場合がありますので、注意してください。
例えば、税理士や会計士などのかなり重要な個人情報を扱うような会社で「気軽に入れる雰囲気を大事にしたいから」というような理由で、オープンなオフィスデザインにしすぎると、顧客から「この会社に重要な個人情報を預けて本当に大丈夫か？」というような疑問を抱かれてしまいます。この逆も同様で、たくさんのお客さんが来てほしい会社が、閉鎖的なオフィスデザインにしてしまうと逆効果です。
自分たちのコンセプトは大事にしなくてはなりませんが、職種ごとに一般的なイメージというものがありますので、そのイメージからあまりにも逸脱したものでは顧客が寄り付かないオフィスになってしまうかもしれません。そのようなことがないように、オフィスデザインを考える時は必ず第三者の公平な目でチェックしてもらうようにしましょう。
オフィスデザインは見た目も重要です。
面接の時などによく使われる言葉の一つに「人は見た目で９割判断される」というものがあります。会社にとってオフィスデザインはまさに見た目のようなもので、外部から来た顧客は必ずチェックしているものです。
「オフィスデザインをチェックしたからと言って、その会社のことが全て分かるわけじゃない」と思う人もいるかもしれません。確かに全てのことをオフィスイメージから判断するわけではありませんが、その会社に「余裕があるかどうか」や「信頼できる会社であるか」といった部分については先ほどの格言のように、イメージが与える印象が影響することがあります。また、人間の視覚的に色が与えるインパクトはかなり大きいものです。
オフィスデザインを考える時はどうしても、作業効率やデザイン性といった部分を考えがちですが、色についてもしっかりと検討するようにしておきましょう。
オフィスレイアウトを考える時は、作業効率の最も良いものを選ぶことが多いのではないでしょうか。
無駄なスペースを極力排除して、その分動線を確保したり従業員の作業スペースを広くとったりするといった効率的なレイアウトが必要です。しかし、いきなり最も効率の良いレイアウトを考えようとしても、コピー機やパソコンの配線といった問題が後から発生して「最初からやり直し」なんてことになりかねません。
そのような失敗をできるだけ減らすためには、まずオフィスで使用する空間を大体のゾーンに分けて考えるようにしましょう。例えば、社内にいくつかチームがある場合はチームごとに必要な面積をおおよそ算出しておいて、パズルの要領でオフィスに当てはめていくのです。このようにすることによって、必要な配線を事前に考慮した上でレイアウトを考えることができます。
細かい座席の配置などは全体のゾーンが決まってから行えば十分ですので、まずは全体の構成を考えましょう。
近年、日本では地震などの災害が多発しています。
災害対策としてBCPなどのようなマニュアルを作成する企業も増えてきていますが、オフィスデザインを考える際には災害に対する備えも検討しておくことが必要です。具体的には避難口の確保、その避難口までの避難経路の検討、非常用備品や食料といった物資の置き場などが挙げられます。よくありがちな失敗例としては、設計は上手くできているのにオフィスで仕事ができるようになると避難経路になっている通路に物が置いてあったりして通れなくなっていることがあります。このような失敗は従業員の命に関わる大事な問題ですので、設計をしたら安心するのではなく、実際に仕事ができるようになってからもマメにチェックすることが必要です。
また、オフィスには従業員や顧客の個人情報といった非常に重要な情報が置いてあります。防犯カメラの設置やセキュリティ会社に依頼するなどといった備えはしておいて損はありません。オフィスデザインを考える時に一緒に検討しておくと良いでしょう。
ここまで、オフィスデザインやレイアウト設計で注意したポイントについて説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。オフィスが顧客に与えるイメージは非常に重要で、時には大きな商談の決め手となることもあるかもしれません。また、作業効率だけを追求するのではなく、従業員の安全を守ることも雇用主の大事な社会的使命の一つです。オフィスのレイアウトを変更するような時はいいチャンスですので、災害対策も検討してみてください。
ただし、このようなオフィスデザインについてあまり考えたことがない人の中には、「検討する事項が多すぎて何から手を付けたら良いかわからない」と思う人もいるかもしれません。そのような時にはオフィスデザインの専門家に相談してみるとよいでしょう。多少費用はかかりますが、自分で考える手間が省けると考えれば効率的かもしれません。また、自分では思いつかないようなアイデアを出してくれるのも専門家に相談することのメリットですので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
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