オフィスにおける最初の入り口にあたる受付はオフィスの顔であり、受付の印象によって来訪者がそのオフィスに抱くイメージの良し悪しを決めることも少なくはありません。
オフィスレイアウトにおける受付についていろいろと紹介します。
オフィスの受付、またはエントランス(建物や部屋の入り口部分)は、そのオフィスの顔と言っても過言ではありません。
エントランスは建物や部屋におけるただの入り口であり、会社の業務、実績とは関係がない、仕事だけしっかりとやっていればいいと思っている方もいると思います。しかし人の普段の身だしなみを見てその人の人間性まで判断するように、オフィスの受付、エントランスのレイアウトも来客者にとっては重要なことです。例えば身だしなみに清潔感のない人を見て「この人は中身は素晴らしくて仕事もできる人だ」という解釈をするでしょうか。散らかっていて物が置かれているような受付は、清潔感がなく来訪者にとってはそのオフィスの第一印象が最悪となってしまいます。実際に仕事をする前からマイナスのイメージを植え付けてしまわないようにしなくてはいけません。
今日は人がオフィスに尋ねてくるから、あるいは今日はテレビの取材があるからといってその日だけエントランスまわりを小ぎれいにしても、ただの付け焼き刃であり効果はありません。普段からの受付のレイアウトにはこだわることが大切です。
オフィスの受付というと可愛い受付嬢が来訪者を笑顔でむかえてくれる、とそんなイメージがありますが、オフィスの受付のタイプはそれだけではありません。受付のタイプは受付嬢のような人間を配置する「有人型」、そして人の代わりに機械を配置して、来訪者が用件をその機械に入力する「無人型」の２つのタイプがあります。
有人型は、受付嬢の女性を配置することで華やかな印象となります。受付嬢が笑顔で接することにより来訪者に対し心を込めた対応をしたい、というオフィスのイメージを印象づける効果もあります。大きな企業では複数の受付嬢を配置するところもあり、より華やかな印象を与えます。
無人型は人間を配置せず代わりにタブレットなどの入力端末を配置し、来客者がその端末のタッチパネルに入力するという形式です。
人を配置しないことによるセキュリティ強化、飛び込み営業を減少させるなどの効果があります。近年はこの無人型が各企業で増えてきています。来訪者にじかに接しておもてなしをしたい、またはセキュリティ強化、機能性を重視したいなど、そのオフィスの目的を配慮して有人型か無人型を選ぶことができます。
受付、エントランスはオフィス来訪の際、最初に通る場所です。よって不審人物もこの場所を通りますから受付でのセキュリティ対策を万全にしなくてはいけません。つまり入り口である受付のセキュリティをしっかりと準備しておけばオフィスは被害を受ける確率は低くなります。 防犯システムなどを充実させることがセキュリティ強化をするうえで大事なことですが、受付のレイアウトを工夫するだけでオフィスのセキュリティ効果をアップすることができます。
例えば受付、エントランスの壁をガラス張りにするという方法があります。ガラス張りにすることで受付の空間を明るくする効果がありますが、セキュリティにおいても不審人物がいた場合、その挙動をはっきりと確認することができるという効果があります。
また受付の奥の実務をするスペースと受付を隔てる壁面に、ガラスなどの通過性のある素材を使用することもセキュリティ強化の手助けとなります。受付とオフィス本体の見通しが良くなり来訪者に風通しの良いオフィスという印象を与えるだけでなく、オフィス本体からエントランス空間にいる不審人物を見ることも可能です。
防犯の機械だけでなく、受付レイアウトをちょっと工夫するだけでオフィスセキュリティは強化されます。
受付、エントランスが清潔感のある快適な空間であればそのオフィスの印象は格段に良くなります。だからといって受付のカウンターに大理石を利用する、または受付嬢を複数並べるといった受付は、確かに印象は華やかになりますが費用がかかります。そして費用をかけるだけで快適な受付の空間が演出されるとは限りません。そのオフォスが手がける事業に合った受付やエントランスづくり、またはオフィス本体のオフィスレイアウトと連動したレアイアウトをほどこさなくてはいけません。
費用をかけなくても、受付の快適な空間をつくりだすことができます。例えば絵画などのアート作品、花や観葉植物を配置するなどの工夫を凝らすだけで、受付の空間は何も配置しないよりは格段に見違えます。受付のカラーバランスもホワイトやグリーンを使用すれば目に優しい空間を演出でき、来訪者に心休まる印象を与えることができます。
オフィスの費用と相談をしながら、センスを発揮して受付の空間をつくることが大事です。
オフィスレイアウトは、そのオフィスで働く従業員がいかに快適に過ごすことができ、そして効率的に仕事をこなすことができるかを配慮して行わなくてはいけません。仕事がはかどるためには機能性だけでなく、ストレスがたまらないように気分を快適にする清潔感などもオフィスでは重要視されます。
そしてオフィスレイアウトを快適にすることは、そこで働く従業員だけのためだけではなく会社外の来訪者のことも配慮しなくてはいけません。
接客業、サービス業ではないからオフィス空間は仕事だけできればいい、オフィスに余計な費用は使いたくないという考えの経営者も少なくはありません。しかしビジネスパートナーである来訪者の方々に良い印象を与えこのオフィスを訪ねてよかった、この会社となら良い仕事ができると思ってもらえる受付、エントランスのレイアウトをつくることが大切です。
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