「今よりもっと仕事の効率を上げたい！」と思っている人は、オフィスデザイン、レイアウト変更を検討してみましょう。オフィスデザインを変えることで、気分がリフレッシュして社員のモチベーションがアップするだけではなく、作業効率を上げることもできます。
では、どのようにオフィスデザイン、レイアウト変更をしたら良いのかまとめてみました。
オフィスデザイン、レイアウトを変更するにはそれなりの労力を必要とします。そのため、どうせデザインを変えるならば、今よりも使い勝手の良いオフィスにしたいものです。
まずは、今のオフィスレイアウトのどこが問題なのかを洗い出してみましょう。人員の増加などによって手狭になっている場合には、事務所内のどこのスペースが無駄になっているかを洗い出すことが必要です。一人当たりの作業スペースは狭すぎると、他の人の視線が気になって仕事に集中できなくなることがありますし、広すぎると人員が増えた時に対応できないなどの問題点があります。自社の状況に合ったスペースの取り方を考えるようにしましょう。
逆に働きやすい環境を社員に提供できるならば、従業員のエンゲージメント(会社への帰属性)が高まることが期待できます。労働環境から「働き方改革」を行うことも可能でしょう。
ただし、オフィスレイアウトは一度変更すると再変更するのは大変なので、現在だけではなく、将来的な人事計画なども考慮して決めるようにしましょう。
問題点を洗い出したら、その解決ができるようなデスクレイアウトを立てましょう。レイアウトの種類は非常にたくさんあり、それぞれに特徴があります。
最も一般的で通称「島型」と呼ばれる「対向式レイアウト」、座席を固定しない「フリーアドレス式」のレイアウトなど、最も使い勝手の良いレイアウトはどれなのか、色々検討してみましょう。
対向式レイアウト（事例：株式会社アミット 様）
フリーアドレス式レイアウト（事例：株式会社Magic Moment 様）
問題点を解決することができるレイアウトを立案できても、実際にオフィス家具を配置してみたら「人が通れない！」なんていうこともあります。
オフィスレイアウトを行う上で、「動線にどれくらいのスペースを確保すれば良いか」について正解はありません。そのオフィスで働く人の人数や事務所の広さによって異なるからです。しかし、基準とするべき寸法はあります。
一般的には、標準的な通路は120センチで、メインになる通路はできれば160センチは欲しいところです。実際に通ってみるとよく分かりますが、120センチだとすれ違う際に１人はまっすぐ歩けますが、もう一人は横歩きして通る程度の幅でしかありません。これ以下の間隔では狭苦しく感じることもあるでしょう。
また、デスクとデスクの距離は背中同士では150センチ、隣の島のデスクとは最低でも60センチは離した方が無難です。どちらも通路として使用する際にそれぐらいの間隔がないと困ります。
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当たり前のことですが、大きいオフィス家具ほど重たいので移動させるのが大変です。後から動かすと、通路をうまく通らなかったり、置くはずだったスペースが狭かったりで上手く運べないことがあります。「一番大きいオフィス家具を最後の締めで配置しようと思ったら、うまく入らずに最初からレイアウトのやり直しになった」なんてことになったら大ショックです。
後から小さくて軽いものを運ぶのであれば、通路も通りやすいですし、仮にうまくスペースに収まらなくても他の場所に置いておくこともできるかもしれません。よく考えてから実際の行動に移すようにしましょう。
オフィスレイアウトの変更にはゴールはありません。たとえ、一度レイアウトの変更をして現状の問題点が解決しても、その後放っておくといつの間にか別の問題点が浮上していることがあります。そこで、普段から業務を行っている従業員から「どうしたら作業効率が上がるか」、「事務所のどこのスペースが無駄になっているか」などの問題点をいつでも挙げてもらえるような環境づくりが大事になってきます。
オフィスのどの部分に問題があるのかは、実際に働いている人が一番良く分かっているものです。従業員からのフィードバックを得てさらに改善を積み重ねていくことで、オフィスそのものの作業効率を上げることができるだけでなく、従業員の効率もアップすることができるので、積極的に声を拾いあげてみてはいかがでしょうか。
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