オフィスレイアウトを検討する場合はさまざまな要素を考慮する必要があります。それらの要素の中には専門的な知識やノウハウが必要なものも含まれます。そのため、経験のない人にとっては困難な作業となります。そこで、オフィスレイアウトを外部の専門家に委託する方法についてご紹介します。
オフィスレイアウトを検討する場合は、経営者はできるだけ理想のオフィスに近づけたいと考えるものでしょう。理想的なオフィスができれば業績アップにもつながる可能性があります。しかし、理想的なオフィスレイアウトを実現するためにはさまざまな要素を考慮する必要があります。
例えば、快適な作業を実現するためには１人あたりどの程度のスペースを確保するか理解しておかなければいけませんし、通路の幅にも必要最低限の幅はどれぐらいで理想的な幅はどの程度必要になるかの知識が求められます。また、オフィス内の動線を考慮して効率的なゾーニングを検討する必要もあります。さらに、会議室やリフレッシュコーナーの効果を最大化するためのノウハウも知っておかなければいけないでしょう。
オフィスレイアウトの専門家が社内にいれば問題ありませんが、そういったことをオフィスレイアウトの経験がない総務担当者などが自分で考えて理想のオフィスを実現するのは現実的には困難だといえます。
理想的なオフィスレイアウトを検討する場合は、外部の専門会社に依頼する方法がおすすめです。
外務の専門会社に依頼する主なメリットは３つあります。
１つ目は、専門家の知識やノウハウを活用できるという点です。専門会社は数多くのオフィスレイアウトを手がける中で獲得したノウハウを持っています。有料であってもこのノウハウを活用することができれば理想的なオフィスに近づけることは難しくないでしょう。素人では気がつかないこともプロであればしっかりと対応してくれます。また、オフィスレイアウトを考える場合は法令に適合させることも重要です。プロに任せればこの点も安心できます。
２つ目は、社内の労働力を他に回すことができるという点です。プロに任せることによって社内の担当者は他の得意な業務に専念できます。
３つ目は、オフィスレイアウトにかかる時間を短縮できる点です。専門会社はオフィスレイアウトを進める効率的なプロセスを確立しています。そのため、社内の素人が検討するよりも短い期間でオフィスレイアウトを完成させることが期待できるでしょう。
オフィスレイアウトを外部のプロに依頼することによって、数多くのメリットを得ながら理想のオフィスを実現することができるでしょう。
もちろん、委託した会社に支払う報酬は発生します。しかし、内部の担当者が同じ労力を使ってオフィスレイアウトを検討する場合にもコストはかかりますし、その労力を金額に換算した場合よりも多くの報酬を支払ったとしても、結果的に理想のオフィスが手に入るのであれば問題ないという経営判断が下せるはずです。
「餅屋は餅屋」という言葉もあります。必要なリソースは自社内で保有するのではなく積極的にアウトソーシングするということも経営においては重要でしょう。オフィスレイアウトの検討は日常的に行うものではないはずです。そういったことは積極的に外部リソースを活用する方が賢明だといえるのではないでしょうか。
オフィスレイアウト検討はコストを負担してプロに任せることに向いている業務だと考えてみるとよいでしょう。
オフィスレイアウトを外部の専門会社に依頼する場合の選択肢は主に２つあります。
１つはデザイン会社に依頼する方法、もう１つは設計事務所に依頼する方法です。ともにオフィスレイアウトを扱えるという共通点はありますが、それぞれ得意分野が微妙に違いますので、どんなオフィスにしたいか、工事まで依頼するかどうか、コストの違いなどの観点から最適な依頼先を選ぶことが大切です。
一般的にはデザイン会社に依頼する場合は、オフィスレイアウトの経験が豊富でノウハウを蓄積している、施工や移転までセットで請け負ってくれる可能性があるというメリットがあります。また、設計事務所と比較すると費用が安く済むケースが多い点もメリットです。設計事務所に依頼する場合は、高度なデザインにも対応できるというメリットがあるといわれています。その分、コストが高くなる傾向がありますし、設計事務所としてオフィスレイアウトの経験がどの程度あるかも注意して選定する必要があるでしょう。また、複数の委託先から見積もりを取得してコストを比較することも大切です。
依頼先がデザイン会社か設計事務所かにかかわらず、オフィスレイアウトを委託する場合には注意すべき点があります。
それはどんなオフィスにしたいのかについて、最初の段階で明確に伝えることです。委託先がどんなに優秀であっても、どんなオフィスにしたいのかが正しく伝わっていなければできあがったオフィスは理想のオフィスにならない可能性が高いです。また途中段階で方向性がずれていることがわかって修正する場合は、追加コストが発生するケースがありますし、追加コストがかからなかったとしても完成までの期間が延びてしまう可能性があります。最初の段階でコンセプトを共有しできる限り具体的なイメージを共有することが大切でしょう。
おすすめの方法は、イメージを共有したあとでパースなどのデザインイメージを作ってもらうことです。追加コストがかかるかもしれませんがイメージを確実に共有できますのでコストをかける価値はあるでしょう。
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