オフィスを賃貸で借りている場合およそ3～5年の周期で更新の機会がやってきます。それを契機にオフィスを移転する企業も少なくありませんが、オフィス移転をすることは単に更新という事務的な要因だけがすべてではありません。それでは、オフィス移転で得られるメリットにはどんなことがあるのでしょうか。
オフィス移転をすることには、それぞれの企業によってさまざまな理由があるはずです。移転は従業員にとっても大変な労力と時間を要するものですから、移転の理由や意味を明確にすることによって、失敗しない移転を実現することができるでしょう。
もちろん、契約の更新をきっかけに移転する会社もあるでしょうが、もし移転計画を進めるなら、社内のコンセンサスを得るためにもオフィス移転をする理由や意味をしっかり考えておきたいところです。
オフィス移転の主な理由は利便性の向上です。オフィスを移転することで、さまざまなメリットを得られることもあり企業によっては積極的に移転計画を進めていった方が良いこともあります。
まず、オフィス移転をすることは、優秀な人材を確保したい企業にとって大きな意味を持つといえます。新卒採用や中途採用で就職活動をしている人材は企業を志望するうえでオフィス環境を挙げることも珍しくありません。
都心の一等地などにオフィスを構えることは、それだけでも企業のブランドイメージを向上させ優秀な人材を集めやすくすることにもつながります。もちろんオフィスの立地だけでなく眺望や設備なども優秀な人材を引き付ける要素のひとつになります。
現オフィスを新オフィスに移転することで、立地や眺望、設備などが良くなれば新しい人材を集めることに役立つだけでなく、社員のモチベーションを向上させることもできるでしょう。このようにオフィス移転をすることは会社の将来に向けて大きな意味を持つといえるのです。
一方、社員にとってもオフィス移転は大きなメリットになることがあります。それまでと環境が一変することによってモチベーションの向上を狙えるだけでなく、通勤の利便性の高い立地への移転であれば社員の通勤時間の短縮にもつながる可能性があります。
社員の通勤時間が短くなれば仕事に割ける時間をより確保しやすくなるメリットもあります。さらに会社が社員に支払う交通費を削減することも可能となり会社全体のランニングコストの削減にもつながるでしょう。
オフィスの移転や改装などに踏み切るに至る経緯として、面積や家賃以外にも、期待する部分が多いのが実情だと思います。その1つとして見込んでいるものが、コミュニケーションの活性化ではないでしょうか。
今まで停滞気味だった部署内や部署の垣根を超えたコミュニケーションを、例えばマグネットスペースや休憩室などを設けることによって活性化させることが期待できるため、新しいアイデアが生まれやすい環境を作り出せます。
「気軽に会話しづらい」といった空気を読みすぎな嫌いのある日本人ワーカーは特に、「会話しやすい環境」という会社からの後押しの有無で、コミュニケーションに変化が起きやすいはずです。
近年はさほど重要な意味を持つとも言えなくなりつつありますが、たとえば、ライバル企業が軒を連ねるエリアにオフィス移転をすれば、相手の情報をいち早くつかむこともできるようになるでしょう。また金融業界などは、日本銀行の政策ひとつで業績が左右される面があります。
国会議事堂や日本銀行から程近い立地にオフィスを構えることで情報収集における利便性の向上を図ることができ、それを業績に反映させることも考えられます。このように、オフィス移転をすることは会社の業績にも大きな影響を与えます。
オフィス移転をすることは多くのメリットを享受できる一方、移転作業に失敗すれば会社の業績にも少なからず影響を与えることになります。
たとえば、オフィス移転によって社員の通勤時間が短縮できる点はメリットでもある一方で、社員によっては移転することでかえって通勤時間が長くなるケースもあり、デメリットにもなります。そうなれば社員の負担はむしろ増大することになるでしょう。オフィス移転をきっかけに通勤のしやすさや仕事のしやすさが激変し会社を辞める選択をするという社員がいることも考えられます。
そのためオフィス移転を検討するなら、しっかりと事前に社員の意見をヒアリングしておくことが大切です。特に会社を去られては困るような人材には移転の意義や移転後の環境の変化をきちんと説明しておくなど丁寧なケアを怠らないように気をつけましょう。
またオフィス移転をすることで事務所のランニングコストが上昇してしまうことがあることにも留意しておいてください。事業拡大や社内環境の改善のためにオフィス移転をする場合は、従業員の増員や面積の増大に伴い、それまでよりも賃料の高い場所へ移転することが多くなります。
したがって、オフィス移転は、社内環境の改善や社員のモチベーションの向上を図れる一方、ランニングコストの上昇などが業績を圧迫することもあり得るため、注意が必要です。
オフィス家具、備品も、新調するとなればなおさらのことです。出費を抑えるためには中古品の購入なども検討するなど、予算への細心の考慮が必要になります。
メリットやデメリットは混在するもののオフィス移転は会社の業績にとって良い影響を与えることができる一種のイベントでもあります。将来の発展を見越して一等地にオフィスを移転する企業もあり移転が契機となって業績アップに成功する企業も決して珍しくありません。では、オフィス移転の効果として、どのようなことメリットとして考えられるでしょうか。
引用：グラフ1(株式会社SYNTHプレスリリース、「ビジネスウーマンのオフィス環境に関する意識調査」より)
オフィス移転は会社に良い流れを作るきっかけにもなります。たとえば、女性社員にとってはフロアやトイレに清潔感があればそれだけでも仕事のモチベーションにつながるものです。
その参考に上のグラフ1を見てみます。こちらはレンタルオフィスを展開する『株式会社SYNTH(シンス)』が2016年3月に、2日間、20歳〜59歳までのビジネスウーマン2000人を対象に行った意識調査を抜粋したものです。
「他所の職場のオフィス環境に嫉妬する」「転職・就職のさい、オフィス環境は重視したい」という質問項目に同意(好意的)だったのは、それぞれ順に50.8%、82.3%となっています。つまり、それだけ女性ワーカーはオフィス環境への関心が高いのです。
将来的に、労働力の減少が確実視される中、年齢性別を問わず優秀なワーカーを企業に抱えられることは、最大のメリットです。きれいなオフィスに移転することはこうした女性社員の定着率にも影響を与えるでしょう。
それぞれの事業に合わせたオフィス移転も良い影響をもたらしてくれるはずです。『株式会社リクルートキャリア』が2018年5月に発表したプレスリリースによると、インターネット専門職（Webエンジニア含む） の転職求⼈倍率は5.60倍、1人のエンジニアをおよそ6社が奪い合うという状況になっています。IT系の企業であれば優秀なシステムエンジニアを採用するためにオフィス移転してみても良いでしょう。
引用：「2018年４月の転職求人倍率を発表。４月は1.78倍（前年同月差 ▲0.09）」 (株式会社リクルートキャリア)より
広いオフィスに移転して、それぞれのエンジニアが広々と自分のスペースを使えるようなオフィスデザインにする。そうすることで自分のデスクで仕事をする時間が長いエンジニアにとっては、圧迫感を感じずにすむようにゆとりを持って仕事に取り組めるオフィス環境を用意することで、働きやすさを感じてもらえるでしょう。そうした仕事環境こそが優秀なエンジニアを集める大きな武器になりますし、既存の社員の働きやすさの向上にもつながります。
オフィス移転は会社の雰囲気を大きく一変させることができる一大事業です。会社に良い流れを作りたいなら、ぜひオフィス移転を検討してみましょう。
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