オフィスデザインにおいてはコスト削減も大きな課題となります。
そこで、コスト削減のポイントとして素材やオフィス什器の選び方、フリーアドレスの採用、パーテーションの排除、そして分離発注方式いついてご紹介します。
オフィスデザインを考える場合、素材を変えることによって衝撃強度や耐久性、吸音性、断熱性などの性能が変わってきます。例えば床材であればある程度の耐荷重性、帯電防止性能などが求められますが、高級感のある見た目を重視すると、置敷き施工のものやラミネート加工されたものなどを選ぶことになります。しかし、そういった高級素材を選ぶとその分コストがかさんでしまいます。そのため、オフィスデザインのコストを削減したい場合は、基本機能が同じであればできるだけ高級素材を避けることがポイントになるでしょう。
床以外で素材選択が重要になるものとしては、パーテーションや棚の仕切りなどで透明のものを使いたい場合のガラス、アクリルそしてポリカーボネートの選択などがあげられます。また、壁紙の素材を変えるだけでもコスト削減が可能になる場合がありますので、検討してみるとよいでしょう。見た目と機能のバランスをとることがコスト削減のコツです。
オフィスデザインをする場合は、オフィスの什器としてどんなものを置くかを想定しながら設計することになります。しかし、同じオフィスの什器を手に入れるにしても、やり方によってコストはかなり変わってきますので、視野を広げて検討する必要があるでしょう。
ポイントは２つあります。
１つ目は、購入かレンタル、もしくはリースのどの方式を選択するかです。購入は一時的な支出が大きくモデルチェンジなどによる陳腐化リスクを負うことになります。一方レンタルであれば最終的な支払いコストは購入より大きくなるのが一般的ですが、最新機種への切り替えが容易といったメリットがあります。リースは購入とレンタルの中間的な存在で、コピー機などはリースにするとメンテナンスが楽になるなどのメリットがあります。２つ目は、多くの会社から見積もりをとってコスト比較をすることです。見積もりの比較は面倒だと感じるかもしれませんが、コスト削減のためには欠かせないでしょう。
オフィスデザインにおけるコストを削減する方法としては、作業デスクについてフリーアドレスの形態を導入すると効果的です。フリーアドレスとは、１人１人決まったデスクがあるのではなく、複数のデスクを設置して出社した人はどれでも空いているデスクを使うという手法です。個人別に必要となる資料や文房具などは、個人用のストッカーに入れて置きその日に使うデスクに移動させて使用すれば問題なく使えるはずです。
フリーアドレスの形態をとることによって、従業員数に合わせて多くのデスクを購入する必要がなくなり支出を抑えることができます。また、デスクの数を減らすことが可能になる結果、スペースに余裕を持たせることができるメリットもあります。スペースを有効活用することはコスト削減につながるでしょう。
コスト削減を実現できるオフィスデザインにしたい場合は、パーテーションを極力使用しないデザインにしてみるとよいでしょう。
パーテーションは稼働式でいざとなれば外してスペースをつなげられるというメリットがありますが、実際に使用し始めると外して使うのが面倒になってずっと固定されてしまうという傾向があります。また、パーテーションを外したとしても外したものを置いておく場所に困るという問題もあります。そのため、せっかくパーテーションを使ったとしてもそのメリットが十分活用できていないケースが多いといわれています。そういった状況が予想されるのであれば、思い切って最初からパーテーションを極力置かない前提でオフィスデザイン設計をすることをおすすめします。
パーテーションに支払うコストが削減できるとともに、オフィス内が明るく風通しがよくなります。その結果、コミュニケーションが活発になるなどの効果も期待できるでしょう。
オフィスデザインの発注にあたっては、トータルコーディネートしてもらう観点からデザイン施工会社に設計と施工、素材購入を任せるケースが多いです。素材ごとなどそれぞれについて供給会社を探して契約するとなるとかなり手間がかかりますし、統一感のとれていないオフィスになるおそれがあります。
しかし、素材購入から設計、施工まですべてをデザイン施工会社に任せる一括発注方式の場合は、素材購入や電気施工、改築施工などそれぞれの分野で中間マージンがとられてしまいますのでコストの削減は難しくなります。
そういった場合は分離発注を採用している施工会社に発注するとよいでしょう。分離発注方式とは、施工会社がそれぞれの仕入れ先や工事先から見積もりを取得し、オフィスを使う依頼会社がチェックをして個々の会社と直接契約を結ぶ形態です。この方式であれば統一感がとれないというデメリットを解消しながら中間マージンをカットできるでしょう。
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