会議室や応接室は、小規模なオフィスであっても用意されていることの多いエリアです。
執務エリアではできない外部の来客との打ち合わせや、複数のスタッフで行う改まった話し合いのためには、このような設備が必須となるためです。
ここでは、オフィスにとってなくてはならない会議室や応接室のゾーニングについて考えてみましょう。
オフィス内のゾーニングを考えるときは、使用する人物によってエリアを区切る必要があります。
会議室や応接室をどこに設置するのか決めるときも同様で、まず、その部屋を外部の来客者も使うのか、それとも社内の人間だけで利用するのかどうかについて考えるようにしましょう。
外部の人間も使うことになる応接室や会議室は、受付から近く、執務エリアなどの高いセキュリティを維持する必要のあるスペースよりも手前側に配置しておくのが無難です。
しかし、社内の人間だけが利用する会議室であれば、そのような配慮は無用です。反対に、セキュアな環境で行う必要がある会議などが行われるスペースは、セキュリティのしっかりした執務エリア内にブースを設けた方がよい場合もあるでしょう。
また、同じ会議室であっても、外部向けと社内向けでは、室内レイアウトや必要な設備も変わってくるでしょう。そのため、外部の方も利用する会議室や応接室と、社内で利用するための会議室を別々に作成する場合もあります。
会議室の広さを決めるときは、何人で利用するのかについてシミュレーションをしておきましょう。各部署の人間が10人程度しかいないのに、20人以上入れるような大きな会議室を作成する必要は基本的にありませんし、反対に、チームの人間が入りきらないような小さな会議室では不足です。
使用する人数が流動的である場合は、いくつも会議室を作るのではなく、可動式の間仕切りなどを利用して広さを調節できるようにするのもおすすめです。
また、ディスプレイや投影機が必要になる場合は、そのためのスペースも別途確保できるようにしておきましょう。
応接室を社内の人間同士で利用する機会はそれほど多くありません。別の支社のスタッフが来た場合などに利用されるケースもありますが、多くの場合は、外部からの来客のために使われるスペースです。
そのため、利用した方が好印象を持つような、居心地のよい空間を作りだすことを意識してレイアウトを行いましょう。人数に対して余裕のあるゆったりとしたスペースを確保することや、家具などの造作は高級感のあるものを利用するといった心遣いが大切です。
打ち合わせのためのスペース作りとして、会議室や応接室のほかに、執務エリアの一部を利用してミーティングスペースを設けるという方法もあります。
多くの企業では、会議室の利用には事前に予約する形で運用を管理しています。しかし、業務を行う中で、予定になかった打ち合わせや気軽なアイディア出しがしたいという場合もあるでしょう。このような場合に、ミーティングスペースが利用できると便利です。
中には、休憩にもミーティングにも使えるような兼用スペースを執務エリア内に設けるオフィスもあります。日頃の業務内容や仕事の進め方などに応じて、自社に合ったゾーニングを検討しましょう。
会議室や応接室に限らず、オフィスのゾーニングを行うときは、社内の人間だけで利用するのか、社外の来客者も使うのかを意識することが大切です。幅広い用途で利用できるように会議室を区切れるようにしておく、多目的スペースを作る、といった方法もあります。
業務内容に合った柔軟なゾーニングを考えましょう。
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