現状のオフィスになんらかの不満がある場合、オフィス移転をして心機一転を図ることは珍しいことではありません。ただオフィス移転はさまざまな困難を伴う大きな事業のひとつです。
もし移転に失敗でもすれば会社の業績にも大きな影響を与えることがあるため、くれぐれも慎重に選択することが大切です。
ここではオフィス移転を円滑に進めるために知っておきたいポイントについて解説します。オフィス移転を成功させるためには移転前だけでなく移転後にも注意すべきことがあるので、この記事を読んでしっかりとポイントを確認しておきましょう。
オフィス移転に際しては、まず移転計画やオフィスプランニングをきっちり立てるというのが基本となります。このプランニングがずさんであると移転そのものが途中で頓挫してしまうことも十分に考えられます。移転計画やオフィスプランニングを事前にしっかり立てておくことで、計画の進行に伴うさまざまな負担を軽減することにもつながります。
まずオフィス移転を考えるにあたっては、その理由や目的を明確にしておくことから始めることが大切です。オフィスを賃貸で借りている場合は３～５年ほどの周期で契約の更新をする必要があります。そのため更新を契機としてオフィス移転を考える会社も少なくありませんが、そのとき特別な理由や目的もなしに移転を進めてしまうということはできるだけ控えたいところです。
明確な理由や目的があるからこそ新オフィスに求める条件もより明確になります。どうしてオフィス移転をしなければならないのか、その部分をはっきりさせてから移転計画やオフィスプランニングを立てていくように心がけましょう。そのためには従業員に現オフィスへの不満や新オフィスに求める要望なども事前にヒアリングしておくようにしましょう。
オフィス移転の目的を明確にしてしっかりと移転計画を立てた後もやることは山積みです。
立地条件やセキュリティ環境などを考慮して新オフィス選びをして目星のオフィスが見つかったら契約に移ります。新オフィスのレイアウトや什器の買い付けも契約が成立したらすぐに進めておくことが大切です。住所変更の手続きなど各種関係機関に複数通知する必要があるので移転作業前に終えておく必要があります。こうしたさまざまな準備が整って初めて移転作業に移っていくことができます。
移転作業時は事前にしっかりと時間の確保しておくことが大切です。移転作業を専門会社に依頼する場合、荷物の梱包は自分たちであらかじめやっておくと作業がスムーズになります。ただ社内の荷物をすべてまとめるには相当な時間を要することになります。当日になって梱包しようとしても作業を終える前に引越し会社が来てしまい時間を大幅に損失してしまうことも考えられます。梱包作業などを自分たちでする際は時間に余裕をもって臨むように心がけましょう。
新オフィスでのデスクやイスなどの設置も引越しスタッフにお願いしてやってもらうことになりますが、その際はどこにオフィス家具や什器を置くのかきちんと指示できるようにしておきましょう。そうすることで移転作業の効率を高めることにもなりますし移転後の動線の確保なども滞りなくできるようになります。
オフィス移転は移転作業を終えたらすべて完了というわけではありません。移転後もやることがたくさんあります。
とりわけ原状回復の問題はトラブルになりやすいため注意が必要です。移転後にしっかりとしたケアをしておきましょう。原状回復とはオフィスをオーナーに引き渡す際に入居時の状態へ戻してから返還するということです。賃貸オフィスというのはオーナーから借りているものですから返すときはきれいにしてから返還しなければなりません。ただ、どの程度まできれいにして返還するべきなのかは各オフィスの契約内容によっても異なってくるのでしっかりと賃貸借契約書を確認しておく必要があります。
オフィスを移転してすぐに原状回復の工事を開始することができるように事前にきちんと工事会社を選定して工事計画や工事費用の見積もりをしておくようにしましょう。
移転後は新オフィスの確認も怠らないようにします。計画通りに事が進んだかどうかを確認し新オフィスのセキュリティ対策なども万全にしておきましょう。
オフィス移転は引越し後にこうした作業を終えて初めて完了します。うっかり忘れていた…なんてことがないよう移転後も気を抜かないように心がけましょう。
オフィス移転はとにかくするべきことがたくさんあります。会社にとっての一大事業にも相当するためプロジェクトチームを組んで対応するという企業も珍しくありません。時間と労力を大きく消費することになるため、それに耐えうるだけの人材と時間をしっかりと確保しておくことが大切です。
ただでさえ時間と労力を必要とするオフィス移転を成功させるためにはオフィス移転のプロフェッショナルに作業を任せるというのもひとつです。什器の用意や引越し会社の選定など、オフィス移転ではやるべきことが山積みです。こうしたわずらわしい手続きもプロに依頼すれば細かい要望もひとまとめで解決することができます。
オフィス移転はさまざまな会社と密に連絡を取り合いながら計画を進めていく必要があります。プロフェッショナルに依頼すれば窓口をひとつにまとめることができるので移転にかかる時間と労力を節約することにもつながるでしょう。ここで紹介したポイントを押さえながらオフィス移転の専門会社なども巧みに活用して面倒な移転作業もスムーズに完了させることができればなによりです。
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