オフィスデザインによって快適なオフィスにすれば作業効率もあがります。しかし、どのようにオフィスをデザインすればよいのか具体的にわからないという人もいるでしょう。
そこでオフィスデザインの完成までの流れについてご紹介します。
オフィスデザインを完成させる流れの中で最初のステップとなるのが、現状の問題点の洗い出しです。
オフィスデザインを変更する目的にはさまざまなものが考えられますが、どんな変更を行う場合でも共通しているのは、オフィスが抱えている現状の問題点をできるだけ解決するということです。
総務などの担当部署が把握している問題だけをピックアップしてデザインに改善策を反映させるという進め方もありますが、できれば全従業員にヒアリングをして問題点を洗い出すのがよいでしょう。全従業員に確認することよって問題点を漏れなく把握できますし、従業員としてもオフィスデザインに全員で関わったという意識が芽生え変更後のデザインを快く受け入れることにつながる効果も期待できます。
社員が多い場合は全従業員にヒアリングして問題点をまとめるのは大変な作業ですが、人数がそれほど多くない場合は簡単にできるわりには効果が大きい手法ですのでやってみることをおすすめします。
現状のオフィスの問題点が把握できたら、それを新しいオフィスデザインに反映することが大切ですが、それよりも大切なポイントは新しいオフィスのコンセプトをはっきりと決めることです。
どんなオフィスにしたいのかを明確にしておかないと、単に現状の問題点を改善して終わってしまったり、全体として統一感がないオフィスになってしまったりすることになりかねません。
コンセプトをしっかり決めたら、いよいよ具体的なデザイン計画を立案することになります。社員の人数から作業デスクなどを置くために最低限必要な面積割り出し、さらに会議室、事務機器スペースなどの大きさを決めていきます。面積を大きく左右するポイントとして、作業用デスクの配置があります。
島型にするのかフリーデスクにするのかなどによって必要な面積が変わりますし、オフィスの雰囲気もずいぶん変わります。この段階で具体的に考えておくことが重要です。
業務スペース、事務機器スペース、会議室スペースそして休憩スペースなどに必要な面積が算出できたら次はゾーニングです。
ゾーニングとは、各スペースをどのようにオフィス内に配置するかを決めることをいいます。例えば、エントランスに近いところには来客応接室、その奥は会議室、さらに入ると事務作業スペースが広がっていて、奥には休憩室があるなどのように設計するのです。
ゾーニングを行うにあたって大切なポイントは、動線を踏まえることです。動線とは人の動きのことです。ゾーニングを行うにあたってはオフィスの使い勝手がよくなるように設計する必要がありますが、使い勝手がよいオフィスにするには、動線が変に交差したり動線が細すぎたりしないようにすることが大切です。
人が一方向に流れるように配慮するとか、人の往来の激しさによって通路幅を変えるなどの動線に関する設計上の配慮がオフィスの使い勝手を左右することになるでしょう。
全従業員に問題点のヒアリングを行い、コンセプトを決めて必要な面積を算出したあとで動線を踏まえてゾーニング設計まで終わったら、いよいよ社内における最終決定を行います。
会社の意思決定の仕組みに沿って経営責任者の決裁を得て正式に決定することが重要です。オフィスデザインだけでなくデザイン会社や見積もり金額まで決まった段階で会社としての意思決定をする必要があります。必要があれば、デザインの決定とデザイン会社・コストの決定を分けて行ってもよいでしょう。
社内の手続きが終了したら、あとはデザイン会社に発注して施工してもらうことになります。工事中に仮事務所が必要になる場合は早い段階から手配しておく必要があり、同時に仮事務所への移転などについてもしっかり計画しておくことが大事です。
トラブル防止のため、工事が終了したら発注通りに仕上がっているかを実際に立ち会って確認することを忘れないようにしましょう。
オフィスデザインを完成させるまでの流れを一通りご紹介しましたが、まったくプランニングのノウハウを持っていない場合や、経営者や社員がプランニングにかける時間がとれない場合は、オフィスデザインのプロに任せてしまう方法がおすすめです。
プロに依頼することによって、経営者などがオフィスデザインのプランニングに関わる時間を節約できますし、プロが持っているさまざまなノウハウを活用できます。お金を使うことにはなりますが、結果としてよいオフィスデザインを短期間で実現し、快適なオフィスが手に入ることになるのであれば検討に値するはずです。プロに依頼する場合の注意点は、複数のデザイン会社に打診をしてアイデアを語ってもらいフィーリングが合う会社に依頼することです。正式にコンペを行ってもよいでしょう。
コストを確認することも大切ですが、顧客の要望を理解してその要望を満たしてくれる能力があるデザイン会社を選ぶようにしましょう。
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