オフィスレイアウトによって会社のイメージや業務効率が変わってくることを考えると、経営者としては軽視できません。
そこで、経営者が知っておきたい効率的なオフィスレイアウトにするための基本を５つご紹介します。
オフィスレイアウトにあたって経営者が知っておきたい１つ目の基本は、オフィスのコンセプトをしっかり決めてイメージを固めることです。経営者自らがオフィスレイアウトの詳細のすべてを決めるということは少ないでしょう。こまかい部分は担当者に任せるのが一般的です。しかし、新たにオフィスのレイアウトを決める場合、そのコンセプトについては経営者が決めることが大切です。
コンセプトとは、オフィスの目的だと理解すればよいでしょう。コンパクトで省スペースにすることで業務効率を上げることを目的とするか、１人１人のスペースを広くとり余裕を持たせることで業務効率アップと福利厚生の向上の両方を狙うのか、または、来訪者に会社の雰囲気を伝えてイメージアップを図ることを目的とするかなどによってオフィスレイアウトは変わってきます。コンセプトを決めてイメージを固めておけば、全体として統一感のあるレイアウトが自然にでき上がるでしょう。
オフィスレイアウトの基本の２つ目は、１人当たり２坪のスペースを意識してゾーニングの計画を作ることです。
オフィスレイアウトの具体的な計画を立てるためには業務スペースや共用事務機器スペース、会議室などのスペースの配置とそれらをつなぐ動線を確保するゾーニング計画が必要になります。ゾーニング計画を作るにあたっては、それぞれの機能を果たすスペースの大きさがポイントになります。
「１人当たり２坪」は、業務スペースとして最低限必要な大きさだといわれていて、これを下回ると狭さを感じ業務効率が下がる可能性があるサイズです。そのため、ゾーニングにあたりデスクなどを置く業務スペースの計算にあたっては少なくとも１人当たり２坪が確保できているかを確認することが重要になります。もちろん、デスクの配置を工夫することで２坪が確保できなくても効率的なオフィスにできる可能性はありますが、１人当たり２坪を目安にしてゾーニング計画を進めるとよいでしょう。
経営者が知っておきたいオフィスレイアウトの基本の３つ目は、移動のしやすさを考えた動線計画をしっかり立てることです。
オフィスでは多くの人が働くことになりますし、来客もあります。これらの人々がオフィスの中で動き回る際、ぶつかって移動しにくくなれば業務効率は落ちてしまいます。また、作業机と頻繁に使う共用事務機器が離れていると移動距離が長くなりますので効率が悪いです。さらに、来客があった場合にどのように移動してもらうかについては情報セキュリティーなどを考慮する必要もあります。
ゾーニング計画を作る際は、作業スペースや会議室などの大きさだけでなく配置も重要になります。配置を決める際にポイントになるのが動線の確保です。動線の確保には、通路の幅の確保も含まれます。一般的には80センチの幅があれば1人で楽に移動でき、135センチあれば２人が楽にすれ違えるといわれています。こういった目安となる数値も参考にして動線計画を作ることをおすすめします。
オフィスレイアウトにあたって経営者が知っておきたい4つ目の基本は、デスクの配置パターンによってオフィスイメージが左右されるということです。デスクの配置パターンは数多く存在します。
大きなオフィスになると島型と呼ばれる配置パターンが採用されるのが一般的です。部署ごとにまとまりになって対向する形をとることで部署ごとのコミュニケーションがとりやすくなるメリットがありますが、オフィスは特に個性がない一般的なイメージになるでしょう。一方、形は島型でも、フリーアドレス式にすると少しオープンなイメージになります。出張が多い営業部署などはこの方式が向いています。
また、それぞれの机が独立していて置き方も自由という配置方法もあります。この方法はスペースに余裕がないと実現できませんが、自由なイメージを演出できるでしょう。独立したデスクをパーテーションで囲うことで作業者の集中力を高めることができます。その他には背面対向式やブース式などの配置方法があります。
オフィスレイアウトの5つ目の基本は、災害・セキュリティー対策を考慮したレイアウトにするということです。経営者はさまざまなリスクに備える必要があります。そのため、災害対策やセキュリティー対策もおろそかにはできません。オフィスレイアウトを考える場合の災害対策は、非常時の脱出経路の確保や窓ガラスが割れた場合の安全性などを考慮したレイアウトにすることでしょう。
バックアップ電源や非常食などを保管するスペースの確保も考慮する必要があるでしょう。また、情報セキュリティー対策も重要です。マイナンバー取り扱い担当者とそれ以外の社員のスペースの区切り方や、来客が社内の機密資料やサーバーにアクセスできないレイアウトなどを考慮してオフィスレイアウトを決めることがポイントになります。また、情報セキュリティー上ふさわしいシュレッダーやダストボックスの置き場所もレイアウトを検討する段階で想定しておくことをおすすめします。
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