会社の売上をアップさせるには、社員の生産性を上げることが重要です。オフィスレイアウトは業務効率をアップさせるのに大きな役割を果たします。オフィスレイアウトを変更するうえで、重要な5つのチェックリストをまとめてみました。
どんなに最先端の流行を取りいれたお洒落なレイアウトにオフィスを変更しても、そこで働く社員の使い勝手が悪ければ意味がありません。社員の使い勝手が悪いと感じるのは、コンセプトを明確にしないままオフィスレイアウトの変更を行ったからです。
オフィスレイアウトを変更する際に一番重要なことはコンセプトを明確にすることです。オフィスレイアウトを変更する前に、今のオフィスレイアウトの何が問題なのか課題を洗い出しましょう。
たとえば、社員が増えたことでオフィスが手狭になり、社員一人ひとりの執務スペースが狭くなったなどの問題は抱えていないでしょうか。あるいは上司と部下のコミュニケーションの行きちがいが多いため、上下の垣根を超えた円滑なコミュニケーションをとりたいなど会社によって抱える問題はいろいろ。
今、抱えている問題点が見えてくることで、理想とするオフィスレイアウトの形がわかり、レイアウト変更を行うコンセプトが明確になります。
オフィスレイアウトを変更するときのチェックリストの１つにデスクの配置があります。
日本の企業で１番多くみられるデスクの配置は、対向式レイアウトと呼ばれるもの。１カ所に対面式で部署ごとに１つの島を作ってデスク、袖机、椅子を配置させるオフィスレイアウトです。１台の電話機を複数で共有でき、通路と作業スペースが別れているため、執務スペースを効率よく使えるというメリットがあります。
また、両隣と向かい合わせに座る社員とも距離が近いため、コミュニケーションがとりやすいという声も。デスクが１カ所にまとまっていることから人事異動もしやすいというメリットもあります。しかし、対向式レイアウトはどの企業でも最適なレイアウトとは必ずしもいえません。
コミュニケーションがとりやすいということは、見方を変えれば集中して作業をしている人の手を止めるというデメリットもあります。そのため、現在のオフィスで抱えている問題と照らし合わせながら、社員の生産性が上がる最適なデスクの配置を考えましょう。
最適なデスクの配置が決まったら、次のチェックリストは座席や通路の執務スペースの基準寸法。
座席レイアウトは仕事をする際の動線、立ったり座ったりするのにストレスなく動作できるスペースを確保することが重要です。
また、通路をスムーズに行き来できるか、人とすれちがうときにストレスなくお互いが歩くことができるかなどの視点も欠かせません。そのため、座席レイアウトを決める際は、着座するときのデスク周辺と通路幅を合わせた寸法を考えます。一般的にストレスなく着座したり、通路を通ったりする基準寸法は、デスクスペースが縦700mm ×幅1200mmといわれています。着座するのにストレスのないデスクの高さは700mmから730mmとるとよいでしょう。
立ったり座ったりして作業を行うスペースは最低限400ｍｍ確保しておきましょう。通路幅に関しては、1350mmのスペースをとると、人とすれちがってもお互いがストレスなく通路を歩けると言われています。
社員がオフィスで１日の大半を過ごす執務室。オフィスレイアウトを変更する際に一人当たりの執務スペースが快適なものであるか考えなければなりません。
一般的に執務スペースの広さ（平方メートル）÷ 従業員数（人）で計算した場合、６平方メートルが最適な社員一人あたりの執務スペースと言われています。オフィスレイアウトを変更する際に、６平方メートルよりも社員一人あたりの執務スペースが狭ければ、社員のストレスが増えることに。この値よりも広かった場合は、執務スペースを無駄に使っていることがわかります。執務スペースに置くのはデスクだけではありません。コピー機やロッカーなどの収納家具、ミーティングスペースも確保する必要があります。
また、執務スペースを考えるときに見落としがちなのが、ものを置かないスペースをつくることです。オフィス空間に余白がないと、社員の職場での不快指数が上がるといわれています。
執務スペースを考える場合は、社員一人当たりの適切なスペースとコピー機、ロッカー、ミーティングスペース、余白を総合的にみてバランスよく考えるとよいでしょう。
事例：ザ・ハイドラフェイシャルカンパニー・ジャパン株式会社 様
オフィスレイアウトを考えるうえで最後のチェックリストがオフィス内の動線計画。
考え方のポイントはオフィス全体をみて通路を効率よく使うことです。具体的には行き止まりがなく迂回せずにスムーズに社員同士が往来できることを考えます。オフィス内が袋小路になっていたりすると、別の島に座っている人に業務の質問を行く際も、その人の場所に行くために迂回して無駄な時間を使ってしまうことに。
また、人の往来が多い場所にミーティングスペースを配置したら、集中してミーティングが行えないことも。ミーティングスペースのある通路を通る人も、ミーティング中は気を使って通らなければなりません。その他には社員みんなが使うコピー機の設置場所がオフィスの狭い場所に置くと使い勝手が悪くて、社員にストレスを与えてしまうことでしょう。オフィスレイアウトの動線を考える際は災害時の避難通路を確保しつつ、そこで働く人にとって快適で無駄のない動線を配置するようにしましょう。
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