2020年からの新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、テレワークやWEB会議の採用が増えてきました。感染のリスクを減少させながら日常の仕事を続行できる反面、オフィス内でのいろいろな課題が浮き彫りになってきました。
特に、周辺の話し声や背景騒音などの「音」に関連する問題が顕在化しています。WEB会議の最中、周辺の音が騒がしいと、マイクがそれをキャッチして、「集中が途切れる」「会議のメンバーの声が理解しづらい」などの問題が生じます。
このテキストでは、WEB会議時の騒音問題の対策をご紹介いたします。
WEB会議の際、外部の騒音が気になるとしても、いきなりオフィスの構造を変えるのは現実的ではないかもしれません。また、「利用可能なスペースが限定的で部屋を新設するのが難しい」という状況も考えられます。
以下、簡単に取り入れられる「音」の問題を解消する方法を示します。
オフィスの環境をすぐに変えるのが困難な場合、外部の場所を活用する考え方もあります。テレワークやWEB会議の強みは、場所を選ばずに作業ができる点です。ネットがつながり、必要なスペースがあれば、対策は十分に行えます。
特に、テレワークが一般化してきた現在、公共で利用可能な個室ブースの数も増えています。これは、電源やデスク、椅子が完備された単独のワークスペースで、PCを携えるだけで仕事が開始できます。見た目はコンパクトで少々狭く感じるかもしれませんが、作業に集中できるように設計されており、遮音面でも優れています。公共の場所や駅近辺にも設置例が多いので、オフィス近くにある場合は試してみると良いでしょう。
さらに、コワーキングスペースも選択肢として有効です。以前はフリーランサーやスタートアップ企業が主な利用者でしたが、最近ではサテライトオフィスとして使用する企業も増加しています。コワーキングスペースは、元々はコミュニケーションを重視した施設ですが、最近のものは会議室や独立したブースなども完備しており、落ち着いた作業が行える環境も整っています。
どれだけ工夫しても外部ノイズが気になる場合は、マイクやスピーカーのクオリティを見直してみてください。通常のPCやスマホのマイクでは、多方向からの音をキャッチするため、ノイズが増えることがあります。ヘッドセットを使用して、声だけをしっかりとキャッチする方法が推奨されます。ノイズキャンセリング機能を持つマイクやスピーカーなら、環境音を低減し、明瞭な音で通話が可能です。
また、ハウリングやエコーの問題がある場合、エコーキャンセリング機能が役立ちます。マイクの「指向性」という特性も注目すべきポイントです。WEB会議に最適なのは単一指向性のマイクで、特定の方向からの音を強くキャッチし、他の音は抑制する特性があります。
オフィスには、WEBミーティングを活用している人だけではなく、それを少なく使っている人もいます。WEBミーティングをあまり利用しない人たちからは、「他の人の会話音が気になり、自身の仕事にフォーカスできない」という声が上がっています。この課題を解消するための方法は以下の通りです。
WEBミーティングを頻繁に利用する人とそうでない人との間隔を広げるため、まずはデザインの変更を考えると良いでしょう。外部の音が気にならないように、イヤホンや耳栓を用いる手段も効果的です。しかし、電話の着信や他のメンバーの呼び掛けに気づかないリスクも考慮する必要があります。業務やチームとの連携に問題が生じない程度での使用が推奨されます。
周囲の騒音によりWEBミーティングに専念できない、あるいはWEBミーティングを行っている人の会話音が騒々しいという「WEBミーティングの騒音」問題は、オフィスの工夫により双方の問題を克服することができます。これから具体的な方法を紹介していきます。
手軽に実施できる方法として、仕切りを置くことが考えられます。高い吸音機能を持った素材で作られていれば、完全に防音は難しいものの、響きを軽減することができます。この仕切りにより、WEBミーティングの音は外に漏れにくくなり、外部の音も減少し、ミーティング参加者は声をクリアに聞くことができます。
組み立てや設置が容易な商品も豊富にあり、大きなデザイン変更を必要としないので、早急に取り入れられる手法として推奨されます。
さらに快適な作業空間を望むなら、専用ブースの設置が良い選択となります。高い防音性を持ち、外部からの音の侵入や、内部からの音の漏れが気にならなくなります。WEBミーティング利用者も、そうでない人も、より心地よく仕事ができる環境となります。
情報セキュリティを重視する企業にも最適です。最近では、オフィス内に設置できるこのようなブースが増えており、個人向けや少数グループ向けの様々なオプションが提供されています。仕切りと比べると導入コストやスペースが増えますが、効果的な対策としては非常に価値があります。また、移転時にも持ち運べるため、長期的な投資としても魅力的です。
「もともとWEBミーティング用の部屋が不足している」「テレワーク対応のオフィスを整えたい」といったニーズがある場合、オフィスのリノベーションを考慮する価値があります。有限のスペースを活用して会議室を増やすためには、執務エリアをコンパクトにする必要があるのです。そこで、テレワークを活用してオフィスへの出勤者数を削減する、またはフリーアドレス制を導入してデスクの数を減少させるという工夫が考えられます。
既存の環境を最大限に利用する方法ではありますが、新しい設備投資が必要になるので、コストの見積もりを取得して計画的に進めることが求められます。この際、ワークプレイスの可視化ツール『wit』を使ってみるのも良いでしょう。
ワークプレイスやワークスタイルの現状分析、稼動率や場所、空間の3要点での分析を通じて、理解を深めることができます。さらに、そのデータを基にコスト計算や変更案のシミュレーションも行えます。これにより、リノベーション計画をより具体的かつ効果的に進めることが可能となります。
オフィスでのWEBミーティングの騒音問題は、いくつかの対策を組み合わせることで効果的に解決することができます。リノベーションを行う際には、ワークプレイスの可視化ツールを活用して、現状の執務環境を把握し、最適化を進めることが推奨されます。
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