新型コロナウイルスの拡散や新しい働き方の導入を背景に、オフィスの概念が変わりつつあります。
より柔軟な労働スタイルを追求する中で、コワーキングスペースやサテライトオフィスと同様に、タッチダウンオフィスが脚光を浴びています。タッチダウンオフィスは、社内コミュニケーションの減少という問題の対応策としても活用されています。テレワークを実施した結果、社員間の交流が乏しくなった企業や、心の健康に関する課題に直面している企業に特に向いています。
この記事では、タッチダウンオフィスの特徴やメリット、そして気をつけるべき点についてご紹介します。
「タッチダウン」は、「着地」や「到達」を意味する言葉です。業界では、社員が短期間や臨時で使用するオフィスやエリアを示します。これには、コワーキングスペースやオフィスのコミュニケーションエリアも含まれます。
多くのタッチダウンオフィスは、社外での活動を意味します。社内でのタッチダウン利用エリアは、タッチダウンスペースと称されることが一般的です。
タッチダウンオフィスは、リモートワーク中の社員や、多くの外出がある営業スタッフが短期的に作業をするのに使えます。メインのオフィスにわざわざ行くことなく、簡単な業務をこなせるので、在宅勤務とオフィス勤務の中間のような働き方が実現します。
「サテライトオフィス」という言葉も似た概念として知られています。しかし、サテライトオフィスとタッチダウンオフィスの違いは、ほとんど認識されないので、同一視しても問題ありません。
タッチダウンオフィスは、次のような状況の企業に特にオススメです。
特に、新しい働き方を導入したい企業や、テレワーク後に社員間のコミュニケーションの減少を体験した企業には、導入を考慮する価値があるでしょう。
タッチダウンオフィスを利用することで、生産性の上昇や社内のコミュニケーション向上など、さまざまなメリットが期待できます。以下で具体的に触れていきます。
タッチダウンオフィスの設置は、より柔軟な労働スタイルの確立に寄与します。社員はその日の作業内容や状態に合わせてタッチダウンオフィスを選択し、作業の場を多様化させることができます。加えて、家庭環境が最適でないテレワークの社員へ、必要な機材を備えた場所を提供することが出来るのです。
タッチダウンオフィスのメリットとして、作業の効率化が挙げられます。例えば、移動中に簡単な業務をこなしたい場合があるでしょう。しかし、メインオフィスや自宅とは遠くの場所にいたり、カフェや共有スペースの席を探す時間が掛かることも。席がない場合、別の場所を探す手間も。
タッチダウンオフィスが適切な場所にあれば、このような時間の無駄を大きく減少させることができ、作業効率の向上が期待できます。
タッチダウンスペースの導入は、社員間の交流を増加させることができます。誰もが自由にアクセスできるため、部門や役職の壁を越えてのコミュニケーションが促進されます。テレワークの増加に伴い、社員間のコミュニケーションが希薄になる企業も増えてきていますが、タッチダウンオフィスはそれを補完する効果があります。
タッチダウンスペースは、会議や休憩のようなさまざまな目的での使用が考えられます。特に、使われていないスペースを効果的に活用したい企業や、オフィススペースの縮小を検討している場合には、非常に役立つと言えるでしょう。
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースは、社員の気分を変えるための素晴らしい場所です。異なる作業環境に変わることで、集中力を維持しやすくなり、それが作業効率の向上にも貢献します。
タッチダウンオフィスの設置は、感染症対策としても有効です。社員が一か所に密集するのを避けることができ、それにより感染リスクを軽減することが期待できます。さらに、一箇所のオフィスに依存することなく、様々な場所での勤務を組み合わせることで、災害や予期せぬトラブル時でも業務を続行することができます。
タッチダウンオフィスのメリットを最大化するためには、スタッフがストレスなく活用できる体制を築くことが重要です。外部のタッチダウンオフィスだけでなく、社内にも適切なタッチダウンスペースを持つことが肝心です。
タッチダウンオフィスの利用開始後、その目的や利用方法を社員にきちんと伝えることが必要です。周知が不足していると、スタッフが利用に迷ったり、存在を知らないままになることが考えられ、利用の機会が減少するかもしれません。また、予約や申請が必要なルールを設けず、簡単に利用できる体制を作ることで、スタッフの満足度も上げることができます。
スペースの設計は、タッチダウンスペースを自然と利用してもらうためのキーとなります。例えば、床のデザインを工夫して動線を明確にし、ハイテーブルなどを配置し、雑談を促すような雰囲気を作ることが考えられます。偶発的な会話が生まれるような空間作りを心がけましょう。
タッチダウンオフィスの使用率をアップさせるために、スタッフがアクセスしやすい位置に設置することが鍵となります。外部に設置する場合、交通の便がよく、取引先が集まるエリア等が考えられます。社内では、エントランスや部署の間など、頻繁にスタッフが通るルートや、人々が集まりやすい場所への配置を考えると良いでしょう。
バックオフィスの効率向上を求める場合、資料部屋の近辺が適しています。どの位置にタッチダウンオフィスやスペースを設けると便利か、スタッフの意見を取り入れる方法も効果的です。
タッチダウンオフィスを導入するにあたって、以下のポイントをしっかりと理解しておく必要があります。
外部にタッチダウンオフィスを設ける場合、そのコストをしっかりと把握しておくことが求められます。初期投資や月々のランニングコストなどが考慮されるでしょう。投じる費用が効果的になるよう、利用者数や利用頻度を見積もり、収益と支出のバランスを検討しましょう。
外部のタッチダウンオフィスの設置は、その数だけセキュリティ上の危険性が高まります。情報の流出やID・パスワードの取り違えを避けるため、事前にセキュリティのガイドラインを整備し、安全性を確保する体制の構築が欠かせません。
テレワークの拡大に伴う社内コミュニケーションの問題点は、タッチダウンオフィスの存在で解消されることが考えられます。作業の効率アップや感染症対策としても役立つため、タッチダウンオフィスの導入を再評価してみる価値があります。
タッチダウンオフィスを持つにあたり、予想される利用者数を基にコストとのバランスを検討することが必要です。さらに、スタッフが気軽に利用できるように、適切な告知やスペースの設計を心掛けましょう。
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