フリーアドレスは、業務効率や働き心地の向上を目指すために多くの企業が導入を考えているかと思います。
フリーアドレスの採用により、部門や職種を越えた社内のコミュニケーションが活発になるメリットや、イノベーションの推進などの利点が期待できるでしょう。ただし、固定席を元々持っていた企業がフリーアドレスへ移行する際、荷物の収納方法が課題として浮上することが少なくありません。
この記事では、フリーアドレス採用時の荷物収納の問題と、その対策法をご紹介します。
フリーアドレス制度下では、従来の固定席時代とは異なり、自分専用のデスクに私物を放置することができません。仕事を終えて退社する際、自身のデスク周りは整然としておく必要があります。どこに何を収納すればよいかの問題に直面することも多いのが実情です。
ここで、主な3つの問題点について取り上げてみましょう。
固定デスクや引き出しでの荷物収納が制限されると、他の箇所に荷物を保管しなければならなくなります。収納場所を明確にしていないと、足元やその他のスペースに荷物が増えがちです。物が散乱してしまうと、オフィス全体が雑然とした雰囲気になりがちになります。物に足を取られるなどの事故のリスクも高まり、業務の効率に影響が出ることも想定されるでしょう。
一時的に席を離れる間に、大切な書類や私物を放置してしまうと、盗難や紛失のリスクが発生します。毎日の座席が固定されていないので、誰かが物を動かしてもそれが不自然に見えない場合もあるのです。そのため、盗難や不正利用のリスクが増加します。このように、フリーアドレスを導入することで、セキュリティに関する懸念も生じるでしょう。
キャビネットや引き出しでの収納をロッカーへとシフトすると、必要な収納スペースが不足するケースも出てきます。書類や私物の保管スペースが足りなくなると、結果としてデスク上やオフィスの各所に物が置かれるようになる恐れがあるでしょう。
収納場所が不足している場合やセキュリティの懸念を取り除くためには、次のような手法が役立ちます。
さらに、詳細な方法について考察していきましょう。
フリーアドレスの場面で、荷物の管理や取り扱いに関して、組織内ではっきりしたルールを策定することが不可欠です。
例として、床上に荷物を放置しないことをルール化すると、オフィススペースはすっきりとした雰囲気に変わり、より快適な職場を実現するでしょう。通路がスムーズに利用でき、物が邪魔になる心配やつまづくリスクも低減します。
「退社時には自身の持ち物を必ず専用ロッカーへ収める」というような規定を設けることで、物の紛失も防ぐことが可能です。専用ロッカーのない場合、共有ロッカーを用いている際には、持ち物に名前を明記するルールを採用するのがよいでしょう。
フリーアドレスの環境下では収納場所が制約されることがあるので、オフィスの空間を賢く使い、必要なスペースを作ることが求められます。その解決策として、ペーパーレス化は効果的な選択肢です。ペーパーレス化することで、書類の保存スペースを減少させることができます。
具体的なアプローチとしては次のようになるでしょう。
また、提案書や申請書をデジタル化することで、上司や各部署への手続き時間を大幅に短縮できるなど、その他のメリットも増えます。さらに、紙とデータの管理をうまく行うことは、業務効率のアップや収納スペースの最適化、そして書類の不活用を防ぐためにも重要です。
限りある収納場所を最大限に生かすためには、ドキュメントの適切な管理が欠かせません。
オフィスを整理整頓したい場合、携帯可能な収納バッグが役立ちます。机の上や収納の中にある文房具やファイルを収めるのに適しており、機能性に優れ、自分の作業スタイルや保管したい物に応じて選べるのが魅力です。持ち運びが容易なため、フリーアドレスのオフィスでの業務に最適と言えるでしょう。
その他にも、カバンのためのフックや移動式のワゴンも推奨できます。カバン用フックをデスクや椅子に設置すれば、荷物の置き場所の確保が可能です。
また移動式ワゴンには上部と下部のスペースがあり、フックやハンドルが付いているので大変便利な作りになっています。例えば、上部にはバッグ、下部には書類ボックスを配置するなどの使い方が可能です。
さらに、なくし物を避けたい場合には、パーソナル（モバイル）ロッカーの利用がおすすめです。このロッカーは名札の付け替えが容易で、座る場所に合わせてロッカーを簡単に移動できます。
文書の保存用として、クラシックなスチール製の書庫を使用するのも一考です。最新のスチール製書庫はモダンなデザインが増えてきており、スタイリッシュなオフィス空間に合わせやすくなっています。
フリーアドレスを取り入れるとき、荷物が現有のロッカーに入らないと、机の上や引き出し等に荷物を散乱させる傾向があります。会社全体が乱雑に見えてしまうと、企業の品位が低下してしまうでしょう。
フリーアドレスを採用する計画であれば、荷物の保管方法に関して適切な策を立てることが必須です。加えて、ペーパーレスの推進で収納エリアを増やし、収納ツールを巧みに取り入れることで、快適な勤務空間を築くことが実現していくのが重要になります。
これらのことを踏まえ、フリーアドレスの導入を考慮しましょう。
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