昨今、オフィスにおいてもペーパーレス化が進んでいます。これに伴って、保管しなければいけない書類も減少する傾向にあります。とはいえ、現状では、書類を収納するロッカーがまったくないオフィスというのはまずないでしょう。
ここでは、仕事をする上でなくてはならないオフィスのロッカーについて、役割や適切な設置場所をご説明します。当たり前に存在しているロッカーについて、改めて考え直してみてはいかがでしょうか。
オフィスにおけるロッカーは、役割によって大きく3つに分けることができます。
ひとつ目は、「個人の荷物を収納するロッカー」です。仕事に関係のない私物や、着替えた服などをしまっておくために使用されます。
次に、「個人が仕事で使用するためのロッカー」が挙げられます。個人的に利用している文具や書類などを入れておくものです。
最後が、「共通の資料などを収納するためのロッカー」です。自社のパンフレットや仕事の資料など、必要に応じて社内の複数の人々が利用できるアイテムを収納しておきます。
これらのロッカーは、3つすべてが必ず用意されていなければならないというものではありません。仕事の内容や働き方によって、必要なロッカーは変わってきます。過不足なく、適した場所に適したロッカーを配置するために、それぞれの役割とあるべき場所を知っておきましょう。
私的なロッカーは、多くの場合、ロッカールームのような場所に一括して設置されます。
セキュリティ上、個人のカバンやスマートフォンなどを執務エリアに持ち込むことができない場合や、制服に着替える必要がある場合は、必ず執務エリアより手前にこうしたロッカールームを配置することになります。
ロッカールームは、出社した後、着替えや荷物の整理を済ませて執務に向かうにあたって、スムーズな動線を描ける場所に作りましょう。また、盗難を防ぐためには、外部の人間が立ち入れないエリアにあることも大切です。また、ロッカールーム内で着替えを行う場合は、別途扉などを設けて隔離できるよう配慮しましょう。
執務エリア内には、個人で使用する文房具や、個人的な仕事の資料、申請書などの類を保管できる収納が必要です。デスク下に収納できるキャビネットなどを活用して、スペースを確保しましょう。
一方、フリーアドレスなど、個人のデスクを決めないスタイルのオフィスの場合は、執務エリアで利用する文具などをどのように管理するのか考える必要があるでしょう。別途執務エリア内に個人用のロッカーを設けるか、必要な書類や文具を置いておく共有スペースを作りましょう。
自社のPRに利用するパンフレットや、仕事で利用するカタログなどは、ひとりひとりが管理しているとデッドストックが出てしまったり、必要以上にオフィス内の荷物が多くなってしまったりする恐れがあります。このような共有できる書類や荷物については、収納場所を決め、チーム単位や部単位で管理しましょう。
また、取引先の資料や書類といった、複数のスタッフが閲覧する可能性のある書類も、企業ごとにまとめるなどして収納しておくと、閲覧するのに便利です。
これらのロッカーは数も多くなりがちであるため、デスク付近ではなく壁際にまとめて設置するとスペースを有効活用できます。
ロッカーに収納するものには、「個人の私物」、「個人が仕事のために使うためのもの」、「社員が共有するもの」に分類できます。それぞれの特徴に応じた設置場所を考え、中身が混ざってしまったり、必要な人以外が触れてしまったりすることがないようにしておきましょう。
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