オフィスの配置を検討する時、リーダーのデスクの場所は難しい選択となります。近くに設定するか、あるいは少し離れるべきか、選び方に悩んでいる担当者も少なくないでしょう。
この記事では、リーダーとスタッフの距離を考慮に入れたオフィスの配置のアイディアやヒント、事例を紹介いたします。
リーダーの座席選びは「効果的なオフィス」を作る鍵です！リーダーとスタッフの席の距離は、オフィスの配置を検討する際に気を付けたいポイントです。距離の取り方によって、作業にどう影響するかが変わってきます。リーダーが近すぎると、スタッフは上司の姿を常に意識してしまい、ストレスを感じるかもしれません。また、リーダーから常に監視されていると感じることが、一部の社員にはプレッシャーとして感じられるかもしれません。逆に、リーダーとの距離が過ぎると、必要なコミュニケーションが取れなくなり、業務の効率が落ちてしまう恐れがあります。リーダーに質問しにくく、またリーダーから見てスタッフがどのように働いているか把握しにくい状況になります。
リーダーとスタッフとの間に適切な距離感を持つ配置が望ましいのです。
職場の環境を最適にするため、リーダーとスタッフの席の間に適切なスペースが必要です。では、どのようなオフィスの配置が良いのでしょうか。
こちらでは、双方が心地よく業務を進められるオフィスの配置をいくつかご紹介します。
アイランド型の配置は、オフィスの中でよく見られる形です。これはグループやチームごとにデスクをまとめ、いくつかの「島」を形成する形を指します。学校でのグループワークのようなイメージです。この形は同じチームのメンバーが互いに近くなり、コミュニケーションがしやすくなる点が特長です。リーダーにとっては、スタッフがどこにいるか一目瞭然なので、指示やアドバイスを出しやすくなります。
バックツーバックの配置は、互いに背中合わせの形でデスクを配置する方法です。この方式では、作業中は互いの顔が見えずに仕事ができ、集中することが容易です。しかし、物理的な距離は近いため、必要な時にすぐにコミュニケーションをとることが可能です。大人数の場合やスペースが限られている場面では、この配置とパーテーションを組み合わせるのがおすすめです。
サイドバイサイド配置は、席が左右に並んでいる形の配置です。一つの列が前を向いて、隣の列が後ろを向くようなイメージです。この配置では、互いの目線が交差することがなく、スタッフにとってはリーダーのプレッシャーを感じにくくなります。列が一直線なので、リーダーから見てスタッフの位置が分かりやすくなります。リーダーの席を最も手前に設置することで、最適なコミュニケーションの距離感を保持できます。
オフィスのレイアウトは、スタッフの労働環境に大きな影響を与えます。以下では、快適なオフィスデザインを計画する際のキーポイントを紹介します。
最近、フリーアドレスの採用を進める会社が増加しています。フリーアドレスとは、テーブルと椅子を設置し、特定の席を指定せずに好みの位置で作業が行えるデザインです。異なるグループやチームのメンバーとのコンタクトが容易になる利点があります。だが、フリーアドレスのため、日々の席が変わり、上司が部下の位置を特定するのは難しくなります。日常業務での大きなトラブルは少ないかもしれませんが、緊急時に即座に連絡が取れないと、手間がかかる場合があります。また、「フリーアドレスだけど結局同じ場所でしか働いていない」「部下がリーダーの近くに来ない」「スペースの確保が難しい」「荷物の置き場がない」といった、適切な運営が難しいシチュエーションも生じています。
フリーアドレスにはメリットもありますが、運営上のルール作成や設備の整備が必要です。そのような課題を解決しつつ、フリーアドレスの長所を生かすために、グループアドレスが推奨されます。グループアドレスは、各グループやチームでエリアを作り、その中で席を自由に選ぶことができます。チーム間のコンタクトが容易で、上司にとっても部下の位置が分かりやすく、快適なオフィスデザインと言えます。
多くの人々が好む「背面型デザイン」として知られるレイアウトですが、多人数での対面配置時にはパーテーションの活用が推奨されています。「アイランドデザイン」でもパーテーションの使用が一般的です。パーテーションを利用することで、周りの目を気にせずに集中して作業ができます。しかし、それによりスタッフの動向が確認しづらくなるデメリットもあります。上司が部下の様子をつかみにくくなるため、サポートが難しくなったり、問題への早期対応ができなくなる恐れがあります。そのため、パーテーションの導入を検討する際は、事前に十分な検討が必要です。
過去のオフィスデザインでは、上司の位置は窓の近くに確保されることが多かった。これは、日本の伝統的な席次規則が背景にあると思われます。上座は入り口から最も遠い位置を指し、建物の形状上、窓際になることが一般的でした。しかし、窓際に上司を配置すると、部下は監視されていると感じ、作業が難しくなる場合があります。さらに、窓際は気温や光の強さが不安定なので、労働環境として最適ではありません。そのため、上司のデスクを窓際よりも中央に配置し、社内会議にも適応できるコミュニケーションスペースを確保することを考慮するのが良いでしょう。
最近、上座や下座へのこだわりを超えて、柔軟な配置のオフィスが増えてきました。上司のデスクを意図的にオフィス中央に設置し、部下の気を和らげやすくし、どこからでも声をかけやすくしています。
オフィスデザインでの上司と部下のデスク間の距離は、業務の効率性を保つためには不可欠です。適切な距離を維持することで、部下のストレスを軽減し、コンタクトがスムーズになるはずです。どのような配置が最も適切かは、企業や組織の文化、業務内容、スタッフの数や性格によって異なります。フリーアドレスやグループアドレス、背面型デザインなど、様々なデザインの中から、最適なものを選ぶことが重要です。もし、新しいオフィスデザインを考えているなら、業務の効率性を最大化し、スタッフの満足度を向上させるための方法を見つけることがキーとなります。
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