事務所改装や移転に伴うオフィスレイアウトにおいて、デスク配置は重要な意味を持ちます。デスクの置き方はスペースの効率化だけでなく、メンバーのコミュニケーションやプライバシー管理にも関係するからです。
デスクレイアウトのタイプとメンバーの業務との相性によって、仕事の効率は大きく変わります。オフィスレイアウトの種類と、そのメリットやデメリットを知り、オフィス移転、改装などの際に取り入れて業務効率化を計りましょう。
業務内容や職種によって、向いているオフィスレイアウトは異なります。つまり、画一的に島型のオフィスレイアウトを従業員に提供しているだけだと、個々人の持っている能力を最大限に引き出せているとは言えない、ひいては業務の効率が芳しくない可能性があるのです。
しかしながら、オフィスの面積には限りがあり、オフィスレイアウトの型によっては省スペース向きではないものもあるため、工夫が必要になります。
例えば、クリエイティブ系の職種とともに、離席率が高い営業職などの従業員を多く抱えている企業であれば、フリーアドレス型を一部社内に取り入れることで、省スペース化が可能になります。そうした空間設計の下に生まれた活用可能な面積を利用して、ブース型レイアウトを取り入れることなどができるようになり、技術職の従業員の仕事の効率が改善されるかもしれません。
オフィスレイアウトは、デスク配置のみならず、空間の有効利用とともに動線計画をしっかりと立てなければいけないため、オフィスデザイン、設計の専門家に任せた方が、会社にとっての一大イベントでもあるオフィス改装や移転を確実に成功に導くことができます。転じて、それが業務効率の改善につながり、企業が成長していけるはずです。
だからこそ、オフィス改装や移転計画を任された担当者は、その計画で果たさなければいけないプロジェクトの目的や事後のイメージを明確にしておく必要があります。
左図：横(同向型)…60cm〜90cm程度のスペースが確保されていれば、従業員はあまりストレスを感じないと言われています。
右図：背中合わせ(島型背面型)…150cm〜180cm程度のスペースが確保されていれば、従業員はあまりストレスを感じないと言われています
「共同作業が重要で、皆と歩調を合わせて仕事をする必要がある部署に向いた配置」
オフィスで用いられることの多いデスク配置です。学校でグループ学習をする時のように、部署ごとにデスクを集めて島を作る形式となります。オールマイティーなオフィスレイアウト。
同じグループ間の人間がコミュニケーションを取りやすく、配置でスペースの無駄も出ません。部署の電話やパソコンの配線なども、まとめて管理できます。島としてグループが固まっているので、外部から来た人も、部署がどこにあるかを把握するのが簡単です。グループのメンバーが皆の仕事の状況を目にできるため、お互いのやる気を高めることにもつながります。
情報の共有がしやすく、視線がいつもあることで、プライバシーが守られていないとメンバーが感じる場合もあるのです。そして、島のグループは親密度が高くなる代わりに、背を向けている他の部署とはあまりコミュニケーションを取らなくなるという排他性が生まれることもあります。島型レイアウトは共同作業が重要で、皆と歩調を合わせて仕事をする必要がある部署に向いた配置です。
オールマイティーに使われています。コミュニケーションが大切な仕事に特に適しています。
「定型の業務フローに沿って効率よく仕事が進められる」
同向型（スクール式）レイアウトとは、学校で授業を受ける時のようにデスクが一方向を向いた配置の仕方です。
横とのつながりはありますが、皆の視線は前方に向けられているため、お互いのプライバシーの領域が保たれています。顧客が頻繁に訪れる部署でも入り口に背を向けることがないので、見落としや失礼が起きにくいのも利点です。プライバシーは守られるものの、前後左右のメンバーと話すことは容易です。同向型では、リーダーはデスクの後部に位置することで、皆の仕事ぶりを管理できます。
島型などのようにデスクの省スペースな配置ができません。通路は多く確保できますが、それをスペースが効率的に使われていないデメリットと見る場合もあるでしょう。リーダーはメンバーの動向を把握しやすいですが、その視線を監視されているようだと意識してしまうこともあります。メンバー同士でコミュニケーションは取れるものの、別に交流専用のスペースを設けなければ深まりにくい部分もあります。
来客を迎える業種、秘書室、コールセンター
「共同作業と、個人の専門作業を両立させられるレイアウト」
島型とは逆に、同じグループ同士でも背を向けて仕事をする形になります。デスクの配置は島型と同じですが、自分と向かい合う相手との間に、目線より高いパーテーションを設けて視界を遮り、視線が合わないようになっているのです。
プライバシーが守られ、メンバーがそれぞれの仕事に集中しやすくなります。パーテーションで仕切られているといっても、横や後ろにはメンバーがいるので、椅子を回せばすぐに話し掛けられ、パソコンのモニターを見ながら打ち合わせが可能です。
それぞれのデスクにパーテーションを設置しなければならないため、その分のコストは増加します。島型とデスク配置は一緒だといっても、仕切りがあるので島型と同じ位置では、リーダーの目はグループ全体には届きづらくなります。その点を考慮して、メンバーのポジションを決める必要があるでしょう。
企画、開発、設計などの職種
「固定席を作らず、デスク利用の自由度は非常に高い」
フリーアドレス型レイアウトでは、メンバーの座席が決められていません。一見は島型のデスク配置なのですが、メンバーは空いている席を自由に使えます。仕事用のノートパソコンや携帯電話などは各自が管理します。
デスクの置かれ方は島型なので、スペースや配線を効率的に組むことができます。またコミュニケーションが部署ごとなど、特定のグループの中で完結してしまうことがなく、すべてのメンバーと活発に交流できるのも長所です。個人のデスクがないため、通常業務とミーティングが同じ部屋ででき、会議室のような専用の場所を作らなくてすむのもメリットです。
フリーアドレス型ではデスク利用の自由度が非常に高いですが、そのため専門作業を個人で行いたい場合にはあまり適していません。パソコンや書類を管理するのに、収納スペースやセキュリティーに関しての配慮も必要になります。新鮮なアイデアを発信し続けるような仕事に合っているオフィスレイアウトといえるでしょう。
営業などの離席率の高い職種
「集中作業に特化した、技術職向けのデスク配置」
パーテーションなどでデスクや椅子までが覆われた、個人専用の作業空間になったオフィスレイアウトです。外資系企業などで多く採用されてきましたが、日本でも採用する企業が増えてきています。
周囲からの視線はもちろん、会話の声や環境音なども軽減できるため、仕事に集中することに特化した環境になります。個人の裁量で働くことが多い企業や部署などに向いていると言えるでしょう。環境に影響を受けず、ひたすら作業に没頭できることから、アイデアを考えたりするような仕事がはかどりやすい傾向にあります。
おおよそ個室のようなデスク環境となるため、独立性が高く、コミュニケーションを密にするような仕事には、あまり向いているとは言えません。また、リーダーの目はグループ全体には届きづらくなります。
プログラマー、クリエイターなどの技術職
「島型レイアウトと同向型(スクール式)レイアウトのいいとこ取り」
左右対称型という呼ばれ方もされ、デスクが互い違いに配置されています。自分の列のデスクは前の向きに、横の列は後ろ向きにデスクが置かれ、隣同士ではくっつかず、交互に位置します。
メンバーのプライバシーが確保されながら、背面型のようにコミュニケーションが取れるのです。デスクひとつひとつのスペースがしっかり保持されているため、個人の資料をたくさん置けるのもメリットです。作業用の面積も十分にあるので、資料を多用する個人業務と同時に、打ち合わせも欠かせない仕事に適しています。パーテーションの高さによっては、個室のようになって業務の集中度も上がります。
個人のスペース確保とプライバシーの高さが上がった分、オフィススペースが圧迫されるというデメリットがあります。デスクが独立しているので、配線の管理も考えなければなりません。背面型と同じく、リーダーがどの位置にいるべきかも考えどころです。
設計、デザインなどのクリエイティブ職
従業員のパフォーマンスを高め、個々人の生産性ないしは会社の売上をアップさせるには、社員が居心地のよいオフィスレイアウトを配置しなければなりません。そのため、最近はオフィスレイアウトを重要視する会社が増えてきています。
また、毎月支払うオフィスのテナント代も馬鹿にならないため、執務スペースを効率よく使いたいという目的でオフィスレイアウトの変更を考える企業も少なくないのです。
オフィス移転・改装プロジェクトは、会社にとって失敗できない大きなイベントでもあります。だからこそ、本記事で述べたことなどを参考に、担当者は設計事務所にこうした内容も相談しながら新オフィスを形づくっていってください。
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