「フリーアドレス」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。最近、新しいオフィスの形式として注目が集まっているフリーアドレスの特徴をご紹介します。フリーアドレスのメリットとデメリットを知った上で、自社にあったオフィスの形を改めて考えてみてはいかがでしょうか。
「オフィス」というと、どのような場所を想像するでしょうか。ひとつひとつのデスクにパソコンと電話、書類棚などが設置された図を想い浮かべる方も多いかもしれません。実際に多くの企業では、それぞれの従業員に固定のデスクが割り振られ、毎日決まったデスクで仕事が行われています。
フリーアドレスというのは、こうした一般的なオフィスのあり方とは異なり、ひとりひとりの固定デスクがないオフィスを指す言葉です。オフィスにはいくつもの机や椅子が用意されているものの、個人の荷物などが置きっ放しになっていることはなく、それぞれの従業員が日によって異なる場所で仕事を行うことができます。多くの場合、パソコンが置きっ放しになっていることもなく、各自が自分のモバイルなどを持って好きな場所で業務を行います。
こうしたフリーアドレスのスタイルは、1990年代後半から登場し始めたものです。当時はそれほど大きく広がることはありませんでしたが、IT化が進むにつれて、再び注目を集め始めています。
フリーアドレスを導入する一番のメリットは、企業のコストを削減できるということです。オフィスに勤める従業員は、全員が常に社内にいるとは限りませんし、常に事務作業をしているわけでもないでしょう。会議をしていたり、研修を受けていたりすることもあれば、営業で外に出ていることが多い社員もいます。
しかし、固定デスクの場合は、このような「今現在オフィスにいない社員」に対しても、決まったスペースを確保し続ける必要があります。そのため、オフィス内で作業をしている従業員数に対して、空きデスクがいくつも出来てしまう場合があるのです。
フリーアドレスを導入することで、このような事態がなくなり、従業員ひとりあたりに必要な事務所床面積を削減することができます。
従業員側から考えても、フリーアドレスには、席に縛られずに自由に働くことができるという解放感や、席順にとらわれずに多くの社員とコミュニケーションを取りやすくなるというメリットがあります。また、席を固定しないため、チーム編成の変更や新規プロジェクトの開始といったタイミングでいちいち席替えをする必要もなくなります。
フリーアドレスを導入すると、固有のデスクがなくなるため、固定電話や個人の引きだしなどが使えなくなります。内線の呼び出しも固定電話ではなくなるため、ひとりひとりに端末を貸与する必要があります。また、文房具類についても、必要なものがすぐに手に取れるよう、共用の文具置き場を作らなければいけません。
また、なかには、フリーアドレスのシステムになじむことが出来ずに、居心地が悪く感じる従業員がいる場合もあります。自分の席が固定されないことで、仕事に集中できない、仕事場所に悩むといったストレスが生まれてしまうこともあるのです。
フリーアドレスを検討する際は、こうした問題点についても考えるようにしましょう。
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