オフィス経費の賢い管理術: 消耗品、事務用品、備品の違いを知ろう！ | オフィス | 東京の店舗・オフィス内装デザインはユニオンテック

トップ
オフィス
ストーリーズ
オフィス経費の賢い管理術: 消耗品、事務用品、備品の違いを知ろう！

オフィス経費の賢い管理術: 消耗品、事務用品、備品の違いを知ろう！

ノウハウ 2024.07.01

会社の経費をスマートに管理したい方必見! オフィスで使う物品の経費計上、正しくできていますか？消耗品、事務用品、備品...似て非なるこれらのカテゴリー、実は会計処理に大きな影響を与えます。

今回は、これらの違いをわかりやすく解説。
定義から具体例、さらには勘定科目までを一目でわかる表にまとめました。この記事を読めば、あなたも経費計上のプロに！

適切な会計処理は企業の健全性を保つ鍵。ぜひ、以下の表を参考に、正確かつ効率的な経費管理を始めましょう。

カテゴリー	定義	具体例	勘定科目
消耗品	短期間で使い切る、または耐用年数が1年未満の道具	トイレットペーパー、ティッシュペーパー、洗剤、ボールペン、封筒、コピー用紙、ホワイトボードマーカー、クリップ、電池、テープ、ゴミ袋、紙コップ、ポストイット、消しゴム、のり、ガソリン	消耗品費
事務用品	オフィスでの事務作業を円滑に進めるための道具の総称	筆記具（ボールペン、鉛筆、マーカー）、ノート、帳簿、伝票、電卓、印鑑、朱肉、封筒、クリップ、インクカートリッジ、名刺、USBメモリ、ファイル、バインダー、ホッチキス、シュレッダー、10万円未満のパソコン、ソコン周辺機器（マウス、キーボード）、ドキュメントスタンド、卓上カレンダー、メモ帳、バインダークリップ、書類トレイ、名札、	事務用品費
備品	耐用年数が1年以上、取得価額が10万円以上20万円未満の道具	応接セット、冷暖房機器、冷蔵庫、パソコン、プリンター、スキャナー、コピー機、ファックス機、デスク、オフィスチェア、キャビネット、ロッカー、プロジェクター、ホワイトボード、会議用テーブル、サーバー機器、電話機、デジタルカメラ、ビデオカメラ、ラミネーター	備品費、または一括償却資産

消耗品

消耗品の会計処理において、正確な分類が重要です。消耗品と他の費用を明確に区別し、在庫管理を徹底しましょう。
消耗品のうち買い置きなど決算時に未使用のものについては、「貯蔵品」に振り替えて計上します。その上で、翌期にはその貯蔵品を再度消耗品費に振り替えして取り扱う必要があります。

国税庁では、消耗品費を以下のように定義しています。

帳簿、文房具、用紙、ガソリンなどの消耗品購入費
使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費

このいずれかの条件に該当する場合、オフィスで使用するさまざまな備品を消耗品費として計上できます。例えば、トイレットペーパー、ティッシュペーパー、手指の消毒液、ゴミ袋などは、消耗して無くなってしまう前に次のものを購入する必要があります。このように日々継続して消費されていくものは消耗品として取り扱います。

※国税庁：確定申告書等作成コーナーよくある質問：消耗品費

事務用品

事務用品費は、事務関連の消耗品費用を管理するための勘定科目です。「消耗品費」のカテゴリーに含まれるため、事務用消耗品費とも呼ばれますが、特に事務作業に使用する物品を対象としている点が一般的な消耗品費と異なります。

小規模企業では、両者を区別せずに処理することが多いかもしれません。統一することで、計上方法の悩みを解消し、時間の無駄を省くこともできます。

一方、コスト管理の観点からは、区別することにメリットがあります。例えば、クラウドサービスの導入によるペーパーレス化で、コピー用紙やインク代を削減できた場合、区別して処理していれば「事務作業にかかる費用の削減」を即座に把握できます。

ただし、企業会計には「継続性の原則」があり、一度採用した処理方法は継続して適用する必要があります。そのため、過去に事務用品費として計上した項目は、同じ処理方法を維持しなければなりません。

備品

最後に、備品の会計処理には一括償却資産と減価償却費の二つの方法があります。それぞれの違いを以下にまとめました。

◯ 一括償却資産

対象	取得価額が10万円以上20万円未満の備品
償却方法	購入した備品の価額を3年間で均等に償却する
特徴	毎年一定額を経費として計上簡便で手間が少ない確定申告書の添付書類として明細が必要
例	15万円の備品を購入した場合、毎年5万円ずつ3年間で償却

◯ 減価償却費

対象	取得価額が20万円以上の備品や法定耐用年数に基づく資産
償却方法	資産の法定耐用年数に基づき、毎年一定額を経費として計上
特徴	資産の使用年数に応じて費用を計上法定耐用年数が異なるため、複雑な計算が必要資産台帳の管理が必要
例	30万円の備品を法定耐用年数5年で購入した場合、毎年6万円ずつ5年間で償却

管理方法

また、これらのオフィス用品を適切に管理することは、企業に多大な利益をもたらします。
無駄な購入を防ぎ、必要な物品をすぐに利用できる環境が整えると、コスト削減、業務効率の向上につながります。また、正確な在庫把握を行えば、財務管理の精度が上がり、戦略的な意思決定にも役立ちます。さらに、従業員の満足度向上や環境負荷の低減にもつながります。

消耗品、事務用品、備品...それぞれの特性に合わせた管理が、実は経費削減と業務効率化の鍵。今回は、これら全ての効果的な管理方法をご紹介します。

統合管理システムの導入	消耗品から高額な備品まで、全てをカバーする統合管理システムを導入しましょう。リアルタイムで在庫状況を把握でき、種類別の使用傾向も一目瞭然です。
スマートな自動補充	消耗品や頻繁に使う事務用品には自動補充システムを。在庫が設定値を下回ると自動発注されるので、切れて困る心配がありません。
中央集約型管理でコスト削減	全ての物品を中央で一括管理。部署間の重複購入を防ぎ、大量発注によるコスト削減も可能に。特に高額な備品の購入は慎重に検討できます。
カテゴリ別予算設定と定期レビュー	消耗品、事務用品、備品それぞれに適切な予算を設定。使用状況を定期的にレビューし、無駄な支出を抑えます。
耐用年数を考慮した備品管理	備品は取得日や耐用年数を記録。適切なタイミングでの更新や処分を計画的に行えます。
環境に配慮した選択	リサイクル可能な消耗品や省エネ設計の備品を選ぶなど、環境への配慮も忘れずに。