近年、オフィスの形式は従来のスタイルからより省コストで効率の良いものへと変化しつつあります。こうした変化に伴って注目されるようになったオフィスデザインのひとつに、「ユニバーサルプラン」があります。ユニバーサルプランにはどのようなメリットがあるのか、導入時の注意点と合わせてご紹介します。
従来のオフィスでは、社内のチームや課ごとにデスクをまとめてひとつの島を作り、そこで仕事を行うというレイアウトが一般的でした。 しかし、こうした島ごとのレイアウトは、異動やチーム編成の変更があった場合に、都度オフィス内のデスク配置を変更しなければならないという問題があります。さらに、チームによってデスクの種類が違う場合や、使用しているPCの機種やソフトが異なる場合は、配置だけでなくデスクやパソコンも移動させる必要があり、移動だけで半日がつぶれてしまうこともあります。
ユニバーサルプランは、このような問題点を解決するためのプランで、オフィスデザインを均一にすることで、都度のレイアウト変更が必要ないオフィスを作るというものです。ユニバーサルプランのオフィスでは、社内のレイアウトが一定であるため、チーム編成に変更があってもデスク等の配置を変更する必要がなく、社内の引越しが簡単に行えるという特徴があります。
ユニバーサルプランと似た概念のオフィスレイアウトに、「フリーアドレス」があります。これはひとりひとりの机自体を排除してしまい、どこででも仕事ができるようにするというものですが、ユニバーサルプランの場合は、それぞれの従業員のためのデスクは従来型のオフィスと同様にきちんと用意されています。
そのため、社員の働き方そのものには大きな変化はなく、フリーアドレス型のオフィスレイアウトになじめない社員であっても順応しやすいというメリットがあります。
チームごとに島を分けないことによって、社内のデッドスペースを減らしてオフィス内をフルに活用できるというメリットもあるユニバーサルプランは、従来型のオフィスとフリーアドレスの中間にあるレイアウトだと言えるでしょう。オフィスの無駄を減らして新しい形のレイアウトを採用したいが、フリーアドレスには抵抗があるという場合は、ユニバーサルプランを検討してみてください。
オフィスのスペースの有効活用や、移動の簡便化に役立つユニバーサルプランですが、デメリットもあります。
まず、チームが島ごとにわかれていないため、チームごとの一体感が生まれにくいという点が挙げられます。チームメンバーの仲間意識が生まれづらく、即時の打合せができないことがあします。また社内のチーム編成が島ごとではなくなることで、誰がどこのチームに属しているのかもわかりづらくなります。
さらに、島ごとの配置ではなくなることから、リーダーの目がチーム全体に行き届かなくなり、管理が十分に行えなくなる可能性もあります。
導入した場合は、打合せスペースを別に確保するほか、オンライン上でのやりとりを密にする、リーダーが別の島にいるチームメンバーにも気を配るなどの対策をとりましょう。
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