オフィスの生産性を挙げるには、従業員が働きやすい環境を実現する必要があります。そう言われても、具体的にどうすれば良いのか分からないという人も多いでしょう。
オフィス家具のレイアウトを工夫することによって、働きやすさを向上させられます。特に、デスクのレイアウトによって作業の効率は大きく変わります。業務の内容を考慮したうえで決めることがポイントです。
そこで今回は、働きやすくするためのレイアウトを3つ紹介します。
部署などのグループごとにデスクを向き合わせて配置すると、コミュニケーションを取りやすくなります。向き合いながら仕事をするので、いつでも話せるからです。情報を共有しやすく、グループの意志を統一しやすいメリットもあります。日本のオフィスの一般的なレイアウトで、デスクのまとまりを島と表現することが多いです。そのため島型レイアウトと呼ばれており、さまざまな効率化を行えるメリットがあります。たとえばスペースを効率的に使用しやすくなります。島を取り巻くように通路を用意すれば良いので、一人ひとりに通路のスペースを割り当てる必要がありません。
また島型レイアウトのオフィスで使用するデスクは、同じ仕様で統一するのが一般的です。仕様が違っていると、島を形成しにくいからです。そのため、島から島にデスクを移動させてレイアウトし直すことも簡単です。組織変更をよく行うオフィスに向いているといえるでしょう。また物を共有しやすいメリットもあります。たとえば、机ごとに電話を用意する必要がありません。向かい合う人同士をペアとして、2人で1台を共有するケースなどがあります。あまり電話を使用しないグループの場合は、島の中央に1台だけ用意して全員で共有するケースも珍しくありません。
同じ向きにデスクを配置すると、集中力が高まりやすくなります。自分の方に向いている人がいないため、目の前のパソコンや書類に集中しやすくなるからです。話をするときは相手の席まで移動しなければならないため、自然と雑談が減りやすく、オフィスは静かな状態であることが多いです。そのため黙々と仕事を遂行する雰囲気になりやすいでしょう。コミュニケーションを重視するオフィスには向いていませんが、定常的に作業をこなす必要があるオフィスには適しています。学校の教室も同様の配置であるため、スクール型レイアウトと呼ばれることが多いです。思考が必要な作業にも取り組みやすくなります。
またスクール型レイアウトは、テレフォンオペレーターの業務が中心のオフィスでも多く見られます。電話対応も集中して行いやすいメリットがあるからです。学校のようにデスクが規則的に並ぶため、従業員の動線が明確になりやすいこともメリットの一つです。その一方で、通路として必要なスペースが広くなりがちです。さらに、電気や通信の配線を管理するのが難しいというデメリットもあります。デスクのレイアウトを検討するときに、配線の通し方の計画もしっかり行っておくことが重要です。
パネルやパーティションを用いてデスクの周りを囲うと、自分だけの作業空間を作れます。周囲の視線を遮断できるので、自分の仕事だけに没頭できる環境を実現しやすいです。これはブース型レイアウトと呼ばれ、もともとは外資系企業のオフィスで多く見られました。個人の裁量で業務を進められる人が多いオフィスに向いています。話し声や作業音といった雑音も聞こえにくくなるので、音に敏感な人であっても集中力が途切れにくいです。プログラマーやクリエイターなど、集中してスキルや発想力を使い続ける人は作業しやすいと感じるでしょう。
デスクごとの独立性が非常に高いレイアウトですが、実情に合わせて柔軟に調整を行えます。たとえば、パネルやパーティションを低くすれば、コミュニケーションをとりやすくなります。一方向だけを低くすることによって、特定の人とだけ話しやすくすることも可能です。コミュニケーションのとりにくさは、パソコンのツールを用いて補うケースも見受けられます。チャットを行えるツールなどを用いて、着席したまま意思の疎通を行えるようにするケースなどがあります。一人ひとりの様子が分かりにくいので、上司は従業員のケアに気を配る必要があるでしょう。
今回は3つのレイアウトを紹介し、向いている業務の種類なども解説しました。
しかし、それが必ずしも全てのオフィスに当てはまるわけではありません。たとえばプログラマーの多いオフィスでも、チーム単位で仕事を行うことが多い場合は、島型レイアウトにすると良いでしょう。また業務の種類に関わらず、広いスペースを有効活用したい場合は、ブース型レイアウトにするのも一つの手です。このようにオフィスごとに実情をしっかり考えて、適切なレイアウトを選ぶようにしましょう。
レイアウトによって、電話やパーティションの数が変わったりするなど、必要な予算も変わってきます。そのような点も考慮して、総合的な視点で決めることが大切です。
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