オフィス家具のレイアウトを考えるとき、なるべく作業の効率が良くなるようにしたいと考えるでしょう。良質なオフィス家具を揃えても、レイアウトを上手くできないと十分な効果は得られません。それどころか、作業の効率が著しく下がってしまうケースもあります。そう言われても、どのように配置すれば良いのか分からない人も多いのではないでしょうか。
そこで今回はオフィス家具のレイアウトについて、注意するべき３つのポイントを紹介します。
接客用のオフィス家具はなるべく入り口の近くに配置したほうが良いです。オフィスの奥のほうに配置すると、お客様は長い距離を移動しなければなりません。その場合は、執務室の中や近くを通ることになるでしょう。執務室で従業員が雑談していたり机上が散らかっていたりすると、お客様に悪い印象を与えてしまいかねません。また執務室には機密書類などもあるので、部外者が近くを通るのは好ましくないです。パソコンの画面を見られるのも良くありません。従業員も情報漏洩を警戒する必要があるので、仕事に集中できなくなる恐れがあります。そのため接客スペースは、執務室より前のエリアに配置するのが基本です。
また、オフィスの奥に配置すると閉塞感があるので、接客に悪影響を及ぼす恐れがあります。閉塞感が少ないほうが、話が弾んで雰囲気が良くなりやすいです。一般的に入り口付近のほうが明るくて開放感があります。観葉植物を置いておくと、開放感が増してリラックスしやすくなる効果を期待できるでしょう。さらに、お客様がトイレに行くことも想定する必要があります。トイレは入り口付近にあるのが一般的なので、接客スペースも入り口付近にあるとお客様にとって便利です。
オフィス家具のレイアウトを考えるときは、室内の日当たりを妨げないように配慮しなければなりません。窓を塞ぐような位置に家具を置かないように注意しましょう。日差しが部屋に入ってこないと、日中でも薄暗い状態になってしまいます。照明をつけておく必要があるため、電気代がかかってしまうでしょう。１日だけなら微々たるものですが、毎日となると無視できない出費になります。また日差しを防いでいるオフィス家具は、日光によって劣化してしまう可能性があります。窓に手が届きにくくなるので、換気にも支障が出てしまうかもしれません。
さらに、従業員の動きやすさも考慮する必要があります。勤務時間中のオフィスは、従業員の往来があるのが一般的です。特に大きなオフィスの場合は、多数の従業員が頻繁に移動します。オフィス家具が往来を妨げるような場所にあると、従業員の仕事の効率が下がってしまいます。多くの従業員に影響を与える場所に置かれていると、それだけで生産性まで下がってしまうでしょう。そのような事態を避けるには、従業員一人ひとりの動線を考えることが大切です。オフィス家具のせいで、動線が複雑になったり長くなったりしないかチェックしましょう。
レイアウトの順番にも注意が必要です。まずデスクの配置を決めましょう。収納家具や複合機の配置は、最後にしたほうが良いレイアウトになりやすいです。それらは多くの従業員が利用するからです。すべての従業員のデスクから、到達しやすい場所に配置することが大切です。先にデスクの配置をすべて決めておくことにより、そのような場所を見つけやすくなります。またオフィスの通路のうち、それらの場所に向かう通路は混雑する頻度が高いと考えられます。１人しか通れない通路上にあると、他の人が通り過ぎるのを待たなければなりません。そのため各デスクから２つ以上の経路で到達できる場所に配置するのが望ましいです。
また、配置を決めるときに考慮が必要なのは経路だけではありません。置き場所のスペースも重要な要素の一つです。収納家具は物の出し入れを行うので、それが置けるだけの広さでは足りません。複合機も、給紙トレイを引き出して用紙をセットする必要があるので同様です。どちらも前に人が立って作業を行えるスペースがなければなりません。デスクなどの配置を決めたら、最後に収納家具や複合機の配置を決めるために、経路とスペースの条件を満たす場所を探しましょう。
オフィス家具を配置して営業を開始してしまうと、不便に感じても再配置するのは困難です。そのため最初にできるだけ最適なレイアウトを考えることが重要です。
しかし最適なレイアウトを考えるのは、簡単なことではありません。それはオフィスごとに形状や柱の位置などが異なるからです。その影響によって、同じオフィス家具であっても最適な配置場所は異なります。従業員の数や業務内容なども考慮すると、さらに最適な置き場所を見つけるのは難しくなってしまいます。しかし、今回紹介した内容を把握しておくと、最適に近いレイアウトを実現しやすくなるでしょう。
ぜひ3つのポイントを意識して、オフィス家具のレイアウトを考えてみてください。
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