オフィス会議室作りでは理想の人数を収容することにくわえ、会議室の目的に応じた使い方ができるかどうかやメンバーが快適に使用できるかどうかが重要です。使いやすい会議室にするためには１人あたりに必要なスペースや、効果的なテーブルレイアウト、十分な通路の幅、さらには照明器具や空調の種類・位置などを考慮する必要があります。
これらのポイントは会議室の収容人数ごとに異なってくるため、小規模の会議室から大規模の会議室までパターンごとにご紹介していきましょう。
オフィスの会議室作りのポイントは、「１人あたりに必要なスペース」「テーブルの種類やサイズ」「通路スペース」にあります。
１人あたりに必要なスペースは、会議室の用途によって異なりますが、一般的には幅70～80センチメートル、奥行き60〜80センチメートルが目安です。テーブルの種類やサイズについても、会議室の用途によって適したテーブルは異なります。
４〜10人という比較的小規模な会議室の場合は、対面形式や島型形式、コの字形式のテーブルが一般的です。対面形式とは、長方形のテーブルの長辺側に、それぞれ２チームに分かれて座る形式になります。また島型形式とは、複数のテーブルを島のように配置し、それぞれのチームを座らせるものです。コの字型は、テーブルを「コ」の形に配置し、その外周部分にメンバーを座らせていくものになります。
プレゼンテーションやディスカッションを行うならば対面形式や島型形式、グループワークなどが主であればコの字形式が適しています。また通路スペースでは、１人がスムーズに通るためには、幅60センチメートルの通路が必要です。テーブルのレイアウトや数に合わせて、通路を確保しましょう。
会議室の人数が増えて10～30人規模になると、限られたスペースにいかにメンバーを収容するかがポイントになります。
１人あたりに必要なスペースの目安は「幅70～80センチメートル、奥行き60～80センチメートル」が目安でしたが、もしスペースが足りなければ「幅60～70センチメートル、奥行き45～60センチメートル」でも大丈夫です。ただしこのスペースでは、PC作業を行ったり資料を大きく広げたりといった作業がしづらくなるため、注意しましょう。短時間の会議や、プレゼンテーション、研修の場などに適したスペース設計といえます。
テーブルの種類やサイズにも工夫が必要です。会議室に十分な広さがあれば、少人数用の会議室と同じく、対面形式や島型形式、コの字形式にすると、メンバー同士の顔が見えやすく、風通しの良い会議になります。もしスペースが足りなければ、学校のようにすべてのテーブルが前方を向いているスクール形式や、コの字形式の残りの１辺も座席として使うロの字形式などもおすすめです。10～30人規模の会議室でも通路スペースは最低限幅60センチメートルを確保しましょう。
30人以上の規模の会議室になると、さらにスペースを節約する必要が生じます。
そのため１人あたりのスペースは、余裕があれば「幅70～80センチメートル、奥行き60〜80センチメートル」にし、もし余裕がなければ「幅60～70センチメートル、奥行き45～60センチメートル」で対処しましょう。テーブルのレイアウトも、用途に応じて工夫しましょう。30人以上という規模であれば、全員が向かい合ってディスカッションするというより、いくつかのグループに分かれてディスカッションや作業を行うことが多くなります。そのため島型形式にして、少しでも多くのメンバーを収容できるようにしましょう。またディスカッションを行わず、研修や説明会だけであれば、すでにご紹介したスクール形式にくわえ、シアター形式という選択肢もあります。
シアター形式とは、スクール形式と同様に全ての座席が前方を向いているものですが、スクール形式と異なりテーブルがありません。そのため配布資料に軽くメモ書きをする程度であれば、シアター形式の採用も検討してみましょう。
会議室のポイントは、スペースやテーブルレイアウトだけではありません。照明器具や空調の配置も重要になります。
たとえば広い会議室なのに、照明器具や空調が少なければ、暗かったり温度調節が困難だったりして、十分なパフォーマンスを発揮できません。会議室の広さや収容人数に応じた照明器具や空調の配置が必要なのです。照明の方法には、会議室全体を一気に照らす全般照明方式や、作業場所や視覚対象に応じて照明を配置する局部照明方式、さらにこの２つの照明方法を組み合わせたものなどバリエーションがいくつかあります。全般照明方式は、設備の位置が変わっても照明の位置を変更する必要がない点がメリットですが、局部照明方式では必要な対象に必要な照明をもたらせる点がメリットです。したがって会議室の用途をふまえた上で内装会社と相談しながら適した照明方法を選んでいきましょう。
また空調にも天井に埋め込む天井カセット形や天井から吊り下げる天井吊形、家庭用と同じような壁掛形、床に設置する床置形などがあります。天井カセット形は最もメジャーな傾向ですが、天井吊形や壁掛形、床置形は比較的設置コストが低く、見た目もスタイリッシュです。空調の種類や位置も、同じく内装会社と相談しながら、最も適したものを選んでみましょう。
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