オフィスレイアウトを決める時に重要なのは、「デザイン性」や「作業効率」だけではありません。オフィスレイアウトが良くないと企業内におけるコミュニケーションが悪くなることがあるからです。
コミュニケーション不足になるとどのような問題があるのか、どのようなレイアウトならコミュニケーション不足にならないか考えてみましょう。
会社内でコミュニケーションが不足してしまうとさまざまな問題が生じます。従業員同士のコミュニケーションが不足すると聞き間違いや勘違いなどが頻発し、顧客に迷惑をかけてしまうでしょう。
また、経営者と従業員とのコミュニケーションが不足してしまうと、会社の経営方針が上手く伝わらず、経営者と従業員の間に溝ができてしまい社内環境が悪くなってしまいます。このような状況に一度陥ってしまうと、悪循環が悪循環を呼ぶ「負のサイクル」に陥ってしまうことが多いので、抜け出すことは中々大変です。簡単なミスであれば笑ってすまされることもあるかもしれませんが、会社の威信をかけたミッションを行う時には会社経営に影響を及ぼすような重大な問題を引き起こす可能性もあるので、注意が必要といえます。
対策方法としては、社内の連絡体制を強化するということになりますが、オフィスレイアウトを見直してみることも方法の一つです。
一度にたくさんの人間とコミュニケーションをとる方法として「会議を開く」ということは有効です。会議を開くと関係する部署へ一度に指示を伝達できますので、口頭やメールで連絡するといった手間を省くことができます。
しかし、会議を開くということは、会議室の予約から始まり、関係各所と日程の調整、資料作成など大きな労力と時間が必要です。そのため、仮に他部署が関係していても比較的小さな案件だと「わざわざ会議を開かなくてもいいか」と従業員が自分の部署だけで解決しようとしてしまうことがあります。一度や二度ならそれほど問題ないかもしれませんが、このようなことが積み重なるとやがて、コミュニケーションの大きなずれとなってきますので、注意が必要です。
このような事態を防ぐには、専用の会議室ではなく打ち合わせが気軽にできるようなスペースを各オフィスに設置しておくとよいでしょう。備品は丸テーブルにイスだけでも良いので、いつでも気軽に相談できるような場所にしておくよう心掛けることが重要です。
パーテーションを設置すると、他の従業員や顧客からの目線を遮ることができ、業務に集中できるという効果があります。作業効率が上がるため、パーテーションを設置することは基本的には問題ありませんが、あまりパーテーションを設置しすぎるのも問題です。パーテーションは周りの人間の顔を見えなくするためにあるので、自然と他の従業員と顔を合わせる機会が減ってしまいます。そうすると、コミュニケーションをとる機会も自然と減ってしまい、作業効率がかえって悪くなるという本末転倒の話になってしまうことがあるのです。
デザイナーなどのように自分の世界に入り込む必要がある職種であれば別ですが、そうでない場合、パーテーションを全て取り払ってしまうのも一つの方法です。文字通り「壁」となってしまっているパーテーションを取り払うことで、従業員同士の「心の壁」も取り払うことができることでしょう。実際にいくつかの企業では低めのデスクパネルを採用したり、ガラスのパーテーションを採用したりしたオフィスレイアウトが採用されています。
コミュニケーションを取りやすいオフィスレイアウトとしては、「従業員が集まりやすいスペースをいかに確保することができるか」ということが重要です。そのためには、先ほど例に挙げたようなオフィスごとに打ち合わせ場所を設けるということも一つの方法ですが、俗に「マグネットスペース」と呼ばれるような従業員が自然と集まる場所を意図的に作ることが理想的だといえます。
例えば、他の部署の人間との交流を目的として「リフレッシュエリア」を設置してみるという方法があります。休憩室というと従業員なら誰でも利用することができる場所ですが、実際には一部の人しか利用していない場合があるのです。そのような場合に、明るく開放的なデザインの休憩室を採用してみましょう。
「誰でも、いつでも、利用しやすい」環境に整えておくことで、普段はあまり交流したことのない部署の人間と交流する機会も増えますので、社内全体のコミュニケーションアップにつながります。ただし、リフレッシュエリアを採用する場合は、仕事時間中にサボっていると思われると使いにくくなるので、「上司が積極的に利用する」、「社内で利用を推奨する」というような利用しやすい環境を整えてあげるような企業努力を忘れないようにしましょう。
オフィスレイアウトはここ数年でも大きく変化しています。その大きな要因の一つとして、IT技術の進歩が挙げられます。一昔前までならオフィスのパソコンというとデスクトップ型が当たり前でしたが、近年ではWifi技術の向上により、ノート型パソコンを利用すればどこにいても仕事ができるようになりました。オフィスレイアウトもそれに合わせて進化を遂げており、席を固定しないレイアウトを採用する企業も増えてきています。効率のよいオフィスレイアウトは常に進化し続けていますので、トレンドに乗り遅れることがないように常にアンテナを張っておきましょう。
また、業務内容も常に同じとは限りません。業務内容の変化によってはオフィスレイアウトを改善した方が良い場合もありますので、従業員からの意見には耳を傾けておく必要があります。実際に仕事をこなしている従業員の意見を取り入れることで効率が上がるだけでなく、社内のモチベーションが上がる効果も期待できますので、従業員としっかりコミュニケーションをとって最適なオフィス環境を目指しましょう。
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