オフィスレイアウトを考える場合、執務エリアやリフレッシュエリアそして通路などさまざまなエリアに関して必要なスペースを割り出してゾーニングを行う必要があります。各種エリアの中でも会議室は欠かせない存在です。そこで、会議室の位置づけや必要なスペース、会議室のタイプなどについてご紹介します。
オフィスレイアウトを検討する場合、会議室エリアは欠かせません。企業が意思決定を行う場合には、意見交換などを行いながら意識共有を行う必要があります。
また、社長などの経営幹部が部下に方針を伝達する機会も多いです。メールなどによる情報伝達の方法も発達してきましたが、お互いが顔を突き合わせてコミュニケーションをとることによって意識共有は深まります。そのため、企業が効果的に意識共有を行うためにはある程度の人数が一同に会する場所が必要となります。
会議室は多くの人が集まり意識共有を行う場所としての役割があります。意見交換や意識共有はオープンなスペースでもできますが、オープンなスペースでは話し合っている内容がスペースの外に漏れてしまいますし、スペース外から入ってくる騒音によって議論に集中できないというデメリットもあります。そのため、パーテーションなどでしっかり区切られた空間である会議室が必要になるのです。
オフィスレイアウトを検討する場合、会議室スペースを確保する必要がありますが、問題はどの程度のスペースを確保すべきかという点です。
会議室として利用しない時間帯は、会議室スペースは有効活用されないことになります。そのため、できるだけ小さいスペースにしたいと考える経営者もいるでしょう。しかし、小さすぎるスペースでは十分な意識共有を行うことができず会議室を設けた意味が薄れてしまう可能性があります。
会議室を設ける場合は適切なスペースを確保することが重要です。必要なスペースを計算する場合は、どの程度の人数を収容する必要があるかをまず考え、一人あたりのスペースと座席幅から広さを確定します。またどんなテーブルとイスを置くかによっても必要なスペースは変わってきます。標準的な１人の横幅は最低45センチメートル、座る奥行きは最低60センチメートルは確保することをおすすめします。
会議室のスペースを検討する場合、どんなテーブルレイアウトにするかによって必要なスペースが変わってきます。
収容人数を多くしたい場合は、教室形式がおすすめです。前後にテーブルを連ねていく形をとることで、小さいスペースでも多くの人数を収容できるようになるでしょう。セミナー形式の座り方になりますので、意見交換というよりは一方的な情報伝達に向いている形のレイアウトといえます。
教室形式以外のレイアウトとして代表的なものはロの字型や楕円形のレイアウトがあります。ロの字型にテーブルを配置することによって、会議の参加者がフラットの位置関係を築くことができ、意見交換がしやすくなるというメリットがあります。
また、楕円形のレイアウトは角が生じないため、全員を見渡すことができるメリットが加わりますが、室内に無駄なスペースが生じやすいため贅沢なレイアウトといえます。役員会議室などによくみられるレイアウトです。
会議室のサイズが同じであっても、どんな壁になっているか、窓があるかどうかによって雰囲気は変わります。
ゾーニングを検討する場合、会議室を設置するスペースは窓がない場所になるケースも多いです。そのため、全面を壁で囲ってしまう会議室は閉塞感があり圧迫を感じる人もいるでしょう。閉所に閉じ込められた状態ではリラックスできず、活発な意見交換には向いていないかもしれません。
そこで壁の一部をガラス張りにする方法が人気です。ガラス張りにすることで、執務スペースなどの外部が見えることになり、閉塞感を取り除くことが可能になりますし、外部からの音を遮断したり会議室内部の声が漏れたりすることも防げます。ガラス張りの外側は屋外ではありませんので窓とは違いますが、大きな窓がある会議室と同様の雰囲気が出せる点が人気の理由だと考えられます。また、外部から会議室の様子が見えることによって、密室での議論ではなくオープンな雰囲気で議論できる点も魅力といえます。
会議室を設置する場合は適切なスペースを確保することが大切ですが、それだけではなく内装や設置する備品などにも気を使う必要があるでしょう。おしゃれで凝った内装にすることによって、会議室の見栄えはよくなります。例えば、模様がデザインされた壁にしたり柄の入った床にしたりするなどの方法が考えられます。
しかし、そういった壁や床などにすると気が散ってしまい会議に参加している人の集中を妨げる可能性もあります。そのため、会議室の内装はシンプルにした方がよいでしょう。シンプルな雰囲気にすることによって、気が散らず意見交換に集中できる効果が期待できます。
色についてもモノトーンを基調とし、デスクやイスもシンプルなものを選ぶことをおすすめします。会議室を設置する目的をよく考えて内装や備品を選定することが大切です。
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