オフィスを新しく借りるときに気を付けたいのが、「適切な広さ」についてです。オフィスの面積は賃料に直結することから、なるべく小規模に収めたいという場合もあるでしょう。しかし、事業規模に対して狭すぎるオフィスは不便ですし、反対に、広すぎるオフィスもお勧めできません。オフィス探しをする前に、まずは必要な広さについて考えてみましょう。
オフィスは、広すぎても狭すぎても問題が起こります。それぞれどのような難点があるのか考えてみましょう。
まず、広すぎる場合ですが、均等にデスクを配置すると通路が広すぎて一体感が生まれにくくなってしまいます。島ごとに固めたとしても、島と島の間が広すぎては社内の統率が取りづらく、業務上の連携を取るにも不便です。気軽に会話ができなくなることで、社員間のコミュニケーション不足に陥る可能性もあります。
また、片側に机を寄せてデスクの適切な距離感を保った場合でも、寒々しいスペースが出来上がってしまい、見栄えの悪いレイアウトになります。 もちろん、会議室や作業スペースなど、別の用途で利用できれば問題ありません。ただし、前述のとおり広さは賃料に直結しますし、内装の費用にも関わってきます。
一方、狭すぎるオフィスでは、通路が狭くて人がすれ違えない、業務に必要な物品を置く場所がないといった問題が起こります。個人の占有スペースが狭すぎると、それぞれのプライバシーが守られず集中力が落ちるケースがあります。また、周囲の人との軋轢が生まれやすくなってしまうのも問題です。
さらに、必要な資料や機材が置けないなど、業務そのものに支障が出てしまう可能性もあります。
広すぎも狭すぎもしない適切なオフィスの広さは、そこで働く従業員数に必要な面積をかけることで求められます。まずは必要なスペースがどのくらいなのかを計算してみましょう。
オフィス内における従業員ひとりあたりのスペース目安は、約2坪～3坪と言われています。事務関係など、主に社内で作業する従業員については3坪、反対に、営業や現場作業など社外での業務が多い従業員については2坪強を目安にすると良いでしょう。
なお、業務スペース以外の、会議室やリフレッシュルームをオフィス内に設けることもあります。オフィスをどのような用途で使っていきたいのかについても、併せて考慮するようにしましょう。
オフィスを検討するときは、物件データの見方にも注意が必要です。データ上の面積は十分広いと感じても、実際に内覧に行ってみると、数字上で確認した面積よりも狭く感じることがあるのです。
オフィスのデータ上の専有面積には、水回りやエレベーターホールなど、実際にはオフィスとして利用できない部分の面積まで含まれていることがあります。また、壁心面積という、壁の柱の中心から面積を測る方法で計算された面積が記載されている場合もあるため、数字上だけで広さを判断するのは危険です。
オフィスの面積データをチェックする際は、実際に使える面積と表記上の面積に差異がないかどうか確認をとりましょう。
広さが適切でないオフィスは作業効率やモチベーションの低下を招く可能性もあるため、オフィス面積には注意が必要です。適切な面積は、従業員数から求めることができますが、従業員数は増減することがあるため、一概に「正しい数値」は求めにくいのも事実です。
事業計画も考慮に入れて、物件を検討しましょう。
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