会議を行うとき椅子や机などのレイアウトは重要な意味を持ちます。会議の目的、内容に沿った配置を行わなければ会議がスムーズに進まないこともあるでしょう。「なんだか話がしにくい」と感じたら会議室のレイアウトに対して見直しが必要なのかもしれません。会議室のレイアウトにはどのような種類があり、どのような用途で使い分ければよいのでしょうか。
さまざまな形式が考えられますが、今回は代表的な4パターンを例にとり説明いたします。
「対面形式」のレイアウトは面接や商談でよく使われます。
ひとつの机をはさんで、２組がそれぞれ１列になり向かい合って座るレイアウトです。居酒屋やファミレスのテーブル席といえばイメージしやすいのではないでしょうか。お見合いもこの形式で行われることが多いです。両者が対等な印象になりますので、あらたまった話をするときに向いている配置といえるでしょう。長方形の長い２辺側のみに座り、残りの短い２辺側には基本的に人は座りません。
「対面形式」のレイアウトは小規模な会議であれば問題ないのですが、大人数になると都合の悪い面があります。端と端に座った人同士の距離が遠くなるので、人数が10人以上になるとディスカッションがしにくくなるでしょう。また会議の参加人数が奇数になると対面できない人が出てくるので若干中途半端な雰囲気になることもあります。
代表者同士が、契約を交わしたりあいさつしたりするようなシチュエーションなら「対面形式」がふさわしいでしょう。「対面形式」を用いるのであれば会議の参加人数をあらかじめチェックしておくことが重要になります。
「コの字型式」レイアウトとは机をカタカナの「コ」の形に配置し、そのまわりに椅子を並べるレイアウトです。
「コ」の形ですので机が置かれていないスペースが１カ所できます。その位置で発表者がプレゼンすることで、参加者の視線が集まりやすくなります。空いているスペースにはホワイトボードやスクリーンを設置し、それを見ながら会議を進めるのが一般的な形となります。参加者が同じものを見て、会議ができるので一体感が生まれる傾向があります。
プレゼン発表や社内報告など、発表形式の会議がやりやすくなるのがこのレイアウトの大きな特徴といえるでしょう。企画の会議や定例会議など、幅広い用途に適しています。発表者に注目を集めやすいだけでなく、参加者同士の顔も見やすい配置になっているので活発な議論に発展しやすいのもメリットのひとつではないでしょうか。
机を配置するスペースが多く必要になってきますので、部屋の広さは大きめでなければなりません。「コの字型式」レイアウトで会議を行うのであれば、部屋の広さは事前によく確認しておきましょう。
「ロの字型式」レイアウト は長机を「ロ」の形に並べて、そのまわりに椅子を置く配置になります。
「コの字型式」レイアウトと比較して空きスペースは少ないですので、ボードやスクリーンの必要性がない会議で使用する形式です。テレビ番組の企画会議などではこの形式をとることが多い傾向です。参加者全員がお互いに顔を見合わせることができますので、皆が対等な立場で発言しやすい雰囲気になります。全員の様子が見えやすい分、人によっては緊張を感じることもあるかもしれません。適度な距離感がありますので、あらたまった場にふさわしく、重役会議や国際会議などにも適しています。
その一方、ブレインストーミングなどのざっくりとした意見交換にはあまりふさわしくないと考えられます。「対面式」のように人が座らない辺はありませんので、人数が多い場合の会議にも向いているでしょう。
「コの字型式」レイアウトと同様に机を設置するスペースを多めにとりますので、部屋の広さはある程度必要になってきます。中央の空白スペースは会議室の広さや会議の参加人数によって調整するのが望ましいでしょう。
「スクール式」レイアウト は机と椅子がすべて演台の方向を向いている形式を指します。
塾や学校の教室を思い浮かべれば、わかりやすいでしょう。検定試験や資格の筆記テストの場合にも使用されています。ひとりが複数人に対して、講演やセミナーを行う場合はこのレイアウトが最も適しています。参加者はメモをとったり手元の資料を確認したりしつつ、発表者の話を聞くことができるでしょう。発表者は参加者ひとりひとりの顔を見渡すことができるので、皆の反応を確認しながら話をすることができます。学校の授業では、この形式が世界基準になっている傾向です。しかし、会議という観点からすると、参加者全員でディスカッションするには不向きです。発表者が中心になって進めるのが目的の会議でなければ、「スクール式」は用いない方がよいでしょう。
ちなみに机を配置せず、椅子のみ発表者に向けて設置するレイアウトを「シアター」形式といいます。メモをとる必要がないような入社式や報告会などに適した形式です。「スクール」形式と似たレイアウトですので、併せて覚えておきましょう。
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