昨今では、オフィスの移転は単なる引越し以上の意味を持っており、多くの場合会社の成長のための大型投資という役割を持っています。
会社の内部だけの力ですべてを実行するには、予想外の困難が伴い、オフィス移転以外の業務へ支障が出てしまう少なくありません。
そこで役立つのが、オフィス仲介会社の専門的なサポートです。知人の不動産屋さんに聞いてみよう、というケースもよくみられますが、その仲介会社がオフィスの仲介経験があるかどうかなど仲介会社の選び方についてご紹介します。
オフィス仲介会社は、オフィス移転を検討しているお客様に対して多岐にわたるサービスを提供しています。
まず、お客様の要望や予算に応じて、オンラインデータベースや業者ネットワークを駆使して適切なオフィス物件を探し出し提案します。
また、お客さまが興味を持った物件があればその見学を手配し、顧客が直接物件を確認できるようにします。物件に関して交渉が必要な場合、オフィス仲介会社は賃貸条件や契約条件を最適化するための交渉を行います。これには賃料、契約期間、修繕責任、入居可能日などの条件も含まれます。
さらに、賃貸契約に関わる法的書類の作成や確認を行い、顧客が安心して契約できるようにサポートします。そして最後に、契約後も継続的なサポートを提供し、物件に関する質問やトラブルが生じた場合に相談窓口として機能します。このように、オフィス仲介業者は顧客が理想的なオフィス空間を見つけ、快適に運営できるように幅広い支援を行います。
オフィス仲介会社の選定に先立ち、移転計画の概要を時間軸でしっかりと把握しておくことが重要です。
オフィス移転が決まれば、現在のオフィスに存在する問題点を特定し、それらをどのように解決するかを明確にしておく必要があります。また、これらを具体的なスケジュールに落とし込むことで、プロジェクトの全体像が見えてきます。
会社の成長、縮小、または業務スタイルの変革など、各企業のオフィス移転には様々な理由があります。
例えば、ブランド価値の向上を第一に考えたオフィスと、従業員エンゲージメントの向上を第一に考えたオフィスでは必要なオフィスの規模や機能、立地の選び方が大きく変わってきます。
現オフィスが賃貸であれば、解約にあたっての条件が設定されています。
新しいオフィスへの賃料が現在の賃料と重複してしまい、一時的とはいえ二重コストが発生するのを防ぐためにも、これらの条件をしっかりと確認し、適切な解約予告のタイミングを計画に組み込むことが肝心です。
プロジェクトを始動させるタイミングによっては調整が難しい場合も起きてしまうので、そういった場合には社員全員のリモートワーク期間など余裕を持ったスケジュールとなるよう調整するのも良いでしょう。
新オフィスの契約金、移転作業費、新しいオフィスの内装や設備投資、そして現オフィスの原状回復費用といった、さまざまなコストを総合的に検討し、予算を策定することが必要です。予算計画を立てることで、財務の安定を図りつつ、プロジェクトを前進させることができます。
スペース不足、アクセスの悪さ、設備の老朽化など、現オフィスでの課題をリストアップし、それらが新オフィスにおいてどのように改善されるべきかを検討しましょう。スタッフの意見を取り入れ、全員がより快適に働ける環境作りを目指すことも大切です。
これらのポイントを丹念に分析し、移転計画に反映させることで、新しいオフィスへの移行を成功に導くことができます。
移転に必要なオフィススペースは、企業規模や業務内容によって変わりますが、一般的にはスタッフ一人当たり約2坪が目安とされています。
また、オフィスのデザイン企画〜工事完了までにかかる期間は、平均的に100坪以下の中規模オフィスで約3〜4カ月、100坪を超す大規模オフィスでは6カ月以上が目安となります。
具体的なスケジュール例は、後ほど紹介いたします。
コストが発生する主な時期は、新オフィスとの賃貸契約を結ぶ時、工事や家具を発注する時、そして現オフィスを原状回復するための工事を行う時です。これらのポイントを踏まえて、賢明な計画を立てていきましょう。
新しいオフィス探しは、まるで宝探し。社員が気軽に通える場所、客足が絶えない立地、そんな条件を満たす秘密の地図を手に入れるためにも、周辺の様子やアクセスの良さをチェック。あなたの会社にふさわしい場所を見つけたら、そこが次のステージにふさわしいかどうか、しっかりと見極めましょう。
いざ新しいオフィスを決めるとき、一番大切なのは「スペース」です。
オフィスの広さを計算する際には、従業員一人あたりの必要スペース、会議室、リラックススペースなどの共用スペースを考慮する必要があります。坪数（1坪は約3.3平方メートル）で計算すると以下のようになります。
a. 従業員一人あたりのスペース: 一般的に、オフィスでは従業員一人あたり約2～3坪が必要とされています。これは仕事の性質や働き方（固定デスクやフリーアドレスなど）によって異なります。
b. 会議室: 会議室のサイズは使用目的によって異なります。小規模な会議用には2～3坪、大規模な会議用にはそれ以上のスペースが必要です。
c. リラックススペース: 従業員が休憩や非公式なミーティングを行うためのスペースとして、全体のオフィス面積の約10～20%を目安に設定することが一般的です。
例えば、50人の従業員を持つオフィスの場合、基本的な必要スペースは以下のように計算できます：
- 従業員スペース: 50人 × 2.5坪/人 = 125坪
- 会議室: 例えば小規模な会議室2つと大規模な会議室1つで、合計10坪とします。
- リラックススペース: 全体の15%とすると、(125坪 + 10坪) × 15% ≈ 20坪
合計すると、このオフィスには約155坪のスペースが必要となります。これはあくまで一例であり、実際には企業のニーズや働き方に応じて調整する必要があります。
決算期には、移転による経費計上を見逃さないように。ただし、引越し業者が忙しい時期には料金が高騰することも。
費用とタイミングを見計らい、最適なスケジュールを立てることが重要です。
安全なオフィス移転のために、複数の仲介業者と接触しそれぞれの担当者と意見交換を行うことが大切です。一つの企業が複数の仲介業者を通じて価格交渉を行うと、物件オーナー側に不信感を抱かせるリスクがあります。そのため、物件選定と価格交渉は一つの業者に絞ることが望ましいです。
移転費用削減のノウハウや地域に特化した物件提供など、仲介業者ごとに異なる強みや得意分野があります。これらを理解し、自社のニーズに最適な業者を見極めることが重要です。
移転プロジェクトの成功には、オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの経験豊富な業者を選ぶことが重要です。
オフィスの移転は住宅の移転は違って、複雑な契約や手続き、そして機密情報の慎重な扱いが求められるためできればオフィス専門の仲介会社が理想的です。自社スタッフの負担軽減と専門的なアドバイスが期待できます。
オフィス仲介手数料に関する注意点や失敗例について、以下の点を押さえておくことが重要です。
1. 手数料の上限を確認：仲介手数料は通常、月額賃料の1か月分が上限です。これを超える手数料を請求する業者には注意が必要です。
2. 明確な契約書：手数料に関する契約は、曖昧な表現を避け、文書で明確にすることが重要です。契約書には手数料の額、支払い時期、支払い方法などを明記しましょう。
3. 無料や割引の落とし穴：一部の業者が無料や割引をうたっている場合、別の形で費用が発生する可能性があります。無料や割引の条件を十分に理解し、後に不明瞭な費用が発生しないよう注意が必要です。
4. 失敗例：失敗例としては、手数料の上限を超える高額な請求に気づかず支払ってしまうケース、無料や割引の条件が不明瞭で後から追加費用が発生するケースなどが挙げられます。
5. 相場感の確認：他の業者の手数料相場を把握し、比較検討することが重要です。相場から大きく外れた手数料を提示する業者には慎重に対応しましょう。
以上の点に留意し、仲介手数料に関するトラブルを避けるためにも、事前の情報収集と契約内容の確認が欠かせません。
拠点：東京に本社を置き、新宿、渋谷、虎ノ門、神田、札幌、仙台、名古屋、大阪、福岡に支店を構えています。
物件情報数：三幸エステートは日本一のオフィスビルデータベースを保有しており、登録棟数は約11万棟、空室面積は360万坪に及びます。また、Web上では公開されていない物件情報も多く、約60%の物件情報が非公開です。
創業年数：三幸エステートは1977年に設立され、創業から46年の歴史があります。
強み：三幸エステートの強みは、豊富な物件情報と経験に基づく専門的なサービスにあります。46年間にわたりオフィス移転事業に専念し、お客様のニーズに応じた移転を実現しています。また、独自の情報収集能力により、非公開の物件情報も含めた幅広い選択肢を提供できます。特に、戦略策定から物件選定、交渉、契約、設計、工事、引越に至るまで、オフィス移転に関する一連のプロセスを一貫してサポートする点が特徴です。
以上の情報に基づき、三幸エステートはオフィス移転において幅広いサポートを提供し、特に大規模なデータベースと専門的なサービスで高い評価を得ていることがわかります。
HP：https://www.miki-shoji.co.jp/
拠点：三鬼商事の本社は東京都中央区京橋に位置し、全国に複数の支店を持っています。支店の所在地には、札幌、仙台、京橋、新橋、神田、新宿、横浜、名古屋、大阪、福岡が含まれます。
物件情報数：具体的な物件情報数に関する詳細は公開されていないようですが、三鬼商事はオフィスマーケットに関する各地域のデータを定期的に公開し、その情報を日本経済新聞などに提供しています。これにより、オフィスビルの平均空室率や平均賃料などのデータが得られます。
創業年数：三鬼商事は1965年12月15日に設立されました。その歴史は50年以上に及びます。
強み：三鬼商事の強みは、オフィス仲介業者としての豊富な経験と信頼性にあります。同社は「オフィス仲介一筋」の精神を持ち、信念・誠実・気魂をモットーに活動を行っています。オフィスビルのテナント仲介を専門とし、オフィス移転や新規開設に関するトータルサポートを行っています。また、顧客起点での誠意あるサービスを提供し続けることを目指しています。
以上の情報から、三鬼商事はオフィスビルのテナント仲介を専門とする大手事業者であり、長年にわたる信頼と実績を築いていることがわかります。特に、オフィス移転や新規開設に関する顧客のニーズに応えるトータルサポートに強みを持っているようです。
拠点：CBREの本社は東京都千代田区丸の内にあり、日本国内では札幌、仙台、東京、横浜、名古屋、金沢、大阪、広島、福岡に営業拠点を持っています。また、CBREグループとしては世界中に500以上の拠点を構えており、100か国以上で事業を展開しています。
物件情報数：CBREは国内において、約1300万坪の空室情報を保有しています。これは、不動産オーナーとの長年の信頼関係に基づいた情報であり、国内屈指の不動産データベースとしての役割を果たしています。
創業年数：CBREは1970年2月21日に設立されました。これは、日本国内における不動産の専門家として半世紀近くの歴史を持つことを意味します。
強み：CBREの強みは、世界最大手の事業用不動産トータル・ソリューション・プロバイダーとしての地位にあります。約115,000人の従業員が世界中で幅広いサービスを提供し、深い市場知識と優れたデータを活用して不動産を活用しビジネスを変革するサポートを行っています。また、独自のマーケットリサーチと豊かな経験を活用し、顧客が満足できる意思決定を支援することが特徴です。
以上の情報から、CBREは不動産業界において世界的なリーダーとしての地位を確立しており、日本国内においても豊富な物件情報と高品質なサービスを提供していることがわかります。
拠点：株式会社IPPOの本社は東京都渋谷区にあります。
物件情報数：独自の物件情報の管理システムと運営する「ハイッテ」に蓄積された、豊富なデータベースからお客様に最適なオフィス・事務所を提案しています。大手デベロッパーやビルオーナーとの繋がりも強固です。
創業年数：株式会社IPPOは2018年2月に設立されました。
強み：IPPOの強みは、スタートアップ・ベンチャー企業のオフィス移転コンサルティングに特化していることです。スタートアップ特有のオフィス移転にまつわる悩みや課題を解決した実績が豊富で、多角的なアドバイスをしています。また、居抜きオフィス移転のパイオニアとして実績も多数あり、居抜き退去から居抜き入居の相談も可能です。
IPPOは、クライアントの経営戦略や採用計画に合わせて最適なオフィスを提案しているのが特徴です。
内装会社との提携もしているため、オフィス移転スケジュールの短縮にも効果的です。
拠点：HATARABAの本社は東京都渋谷区にあります。その他に、日本橋、虎ノ門、大阪、名古屋、福岡、札幌に支店や拠点を設けています。
物件情報数：HATARABAのサイトでは全国約70,000件の物件情報が登録されていることが確認できます。
創業年数：HATARABAは2004年4月に設立されたため、現在までの創業年数は約19年になります。
強み：HATARABAの強みは、「最高のオフィス移転体験を提供する」という企業ミッションに基づいた、オフィス移転コンサルティングとオフィス仲介サービスです。これには、オフィスの現状分析や課題把握、物件や内装会社の選定、アフターフォローまでのトータル支援が含まれます。また、リモートワークの導入加速に伴い、オフィスの在り方を再定義し、コミュニケーションとコラボレーションを促進する新たな機能がオフィスに求められているという点に注目しています。さらに、不動産関連の業界領域を拡大し、高品質な不動産ソリューションの提供を目指しています。
HATARABAは、オフィス移転やオフィスの最適化に関する広範なニーズに対応するサービスを提供しており、長年の経験と専門知識を持って顧客の課題解決に取り組んでいることが特徴です。
オフィス移転は一つの大きなプロジェクトであり、それを成功に導くためには、多くの手続き、計画、そして時には繊細な交渉が必要です。
新しい空間での再スタートを切るために、社員一人ひとりの希望を取り入れ、快適で生産性の高いオフィスを実現することを目指してください。そして、何よりも、この新しいスタートが全員にとって喜びとなるよう、心を込めて計画を進めていきましょう。
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