オフィスのセキュリティは、企業の持つ情報や金品といった財産を、盗難、紛失から守るために大切です。侵入窃盗や情報流出を防ぐためにも、適切な入退室管理を行いましょう。
オフィスのセキュリティ強化に役立つ入退室管理の方法や、メリットについてご説明します。
オフィスへ入退室があった際の記録を取って管理することは、セキュリティ上で大切なことです。クライアントや宅配業者、下請けなどの外部の人物はもちろん、従業員についても、いつ誰がその部屋に入り、誰が出て行ったのかについて監視し、ログを保存するのが「入退室管理」です。 また、オフィス内でもそれぞれのエリアの出入り口で入退室管理をすることで、従業員が自身の業務に関係のないエリアに立ち入れなくすることも可能です。
入退室の管理をすることは、犯罪やヒューマンエラーを防ぐと共に、不要な疑いが従業員に向けられるのを予防する働きも担っています。必要がないエリアに立ち入れないということは、そこにある情報を手にする機会がないということです。必要のない情報を無暗に入手できないようにしておくことで、従業員を守ることができるのです。
入退室を管理するためには、入室と退室のログを取る必要があります。社員カードなどにICカードを利用している場合は、ICカード自体を鍵にして出入りを管理するほか、このカードを利用したキーボックスにオフィスのキーをしまう方法があります。また、入室や退室の細かいログを取ることはできないものの、扉の暗証番号を入室の必要がある社員にだけ通知するなど、入室できる人物を限定するという方法もあります。
その他、指紋などを使った生体認証や、入退室用のカードを利用する方法など、オフィスへの入退室情報には様々な管理方法があります。事業の規模や導入の容易さ、どの程度まで細かく入退室情報を管理したいかなどによって選択すると良いでしょう。また、厳密に入退室の管理をするわけではありませんが、扉付近に防犯カメラを設置することでも、誰がいつ出入りしたのかを確認することができます。
より厳重なセキュリティを希望する場合は、オフィスだけでなく、オフィスが入居しているビル自体のセキュリティについても考える必要があります。オフィスビルに誰でも入り込めてしまうと、廊下や給湯室、お手洗いなど、実際に業務を行うスペース以外の場所で情報漏えいが起こってしまう可能性があります。ビルのエントランスに受付があるのかどうかや、警備員の有無、エントランスがオープンしている時間帯などについて改めて考えてみましょう。
オフィスビルの中には、ビルに入るためのキーが必要なところもあります。このようなビルでは、セキュリティ上の安心感も高くなります。とはいえ、来客者への対応方法や、キーの複製、貸与方法などについて問題がないか一度見直してみてください。
ビル自体のセキュリティは、後から入居企業の一存で変えることはできません。オフィスを移転したい、または新しくオフィスを構えたいというタイミングで、オフィスビル自体のセキュリティについても考慮しておきましょう。
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