お客様からの印象を左右し、また業務効率にも影響するオフィス家具。
費用を抑えたいならば、オフィス家具を購入するよりもレンタルした方が良いでしょう。もっともレンタルするにも数が多くて、悩んでしまいますよね。そこで、オフィス用品の中でも使用頻度の高い、事務チェアー、事務デスク、書庫の選び方について説明します。
大切なのはどのようなオフィスにしたいのかですが、選び方のポイントを知っておくことで、効率的に探すことができるでしょう。
デザインやカラー、サイズ、機能など事務チェアーを選ぶ際にポイントとなる点は数多くあります。また、事務チェアーは数も必要となりますので、1脚あたりの価格帯も気になるところです。
事務チェアーに限らず、オフィス用品を選ぶときには用途が大切となります。たとえば応接間で使用するものなら、デザイン性にもある程度こだわったものを選んだ方が見栄えも良くなって好印象を持たれるかもしれません。これに対して、執務室で業務を行う際に使用するものなら、見た目よりも実用性を重視した方がよりストレスなく過ごせるでしょう。長く使い続けられるように、耐久性の高い国産性のものを選ぶことをオススメします。
そもそも快適なチェアーとは、上半身を無理な体勢にさせず、内臓を圧迫しないものです。このため、実際に座ってみたときに背骨がアーチ状にならず、自然なS字のまま保ってくれるものを探すのが効率的です。また、自分以外の誰かが座る可能性がある場合には、サイズ調整のできるものがいいでしょう。ただし、サイズ調整のできるものだと通常レンタル料金が高くなりますので、とにかく数が必要な場合には、標準体型にフィットするものを選ぶのも１つの手です。
事務デスクにもさまざまなものがあり、どのくらいのスペースに置くのか、形はどのようなものにするか、収納機能をもったものにするかなど決めなければならない点がいくつかあります。事務デスクが大きすぎて、部屋の中での移動が困難になってしまわないように、あらかじめデスクを置く部屋の広さや用途からデスクの大きさや数については決めておいた方が良いでしょう。一般的にデスクの幅は80cmから180cm、奥行きは60cm、70cm、80cmの3種類となっています。加えて、内装や他のオフィス用品から色合いについてもイメージしておくと効率的に探すことができます。白系であれば清潔感のあるお部屋となりますし、逆に黒系であればシックな雰囲気が演出されるでしょう。ビビットカラーを選ぶと目がチカチカしてかえって集中力がなくなってしまうので注意が必要です。
事務デスクは大きく分けて、軽くて移動しやすい「平机」、収納スペースが豊富な「片袖机」、「両袖机」、作業スペースの広い「Ｌ字デスク」、使い勝手の良い「フリーアドレスデスク」の5つに分けることができます。このうちオフィスで使用するデスクの定番といえば平机、片袖机、両袖机です。平机をレンタルしておき、収納スペースについては別途印ワゴンをレンタルする選択肢もあるでしょう。
書庫とは、書物を保存しておくことを目的とした棚や部屋や建物のことです。ここでは本棚の選び方についてポイントをお伝えします。
必要な書物をすぐに見つけられるかどうかは、書庫選びにかかっているといっても過言ではありません。電子文書の割合が高まってきているとはいえ、業務の効率化にとって書庫はとても重要です。
一般に書庫は、「オープン書庫」、「引き違い書庫」、「片開き書庫」、「両開き書庫」、「上下書庫」に分けることができます。オープン書庫は価格が比較的安価で、本のタイトルも見やすいので、頻繁に使用する本の書庫に適しています。上下書庫とは異なるタイプの書庫を上下で連結させたものをいいます。
書庫を選ぶときには、どの程度の量の文書を保存しておくのかをシミュレーションしましょう。大体１mあたり10000枚の文書を入れておけるといわれていますので、たとえば横幅が90cmの書庫を購入すると、約9000枚の文書を収納できる計算です。実際にはファイルなどで収納するため収納できる文書の枚数は少なくなると予想されますが、一応の目安にはできるでしょう。普段からどの程度紙の文書を使用しているかを思い起こして、必要な横幅を検討してみてください。
事務チェアーや事務デスク、書庫の選び方のポイントについて説明しました。オフィス用品を選ぶにあたって最も重要な基準の１つは、「使い勝手の良さ」です。オフィス用品をレンタルする目的、用途を念頭に置いて探してみることをオススメします。
また、実際に店頭で商品を見てみないとよくわからない点も数多くあります。とりわけ事務用チェアーは座ってみなければ本当に自分にフィットしているのかはなかなかわかりません。そこでオフィス用品をレンタルするときには、あらかじめ必要なサイズを測定してから、店舗に足を運ぶと良いでしょう。カタログで依頼するときには、最初から大量に注文するのではなく、なるべくイメージとの齟齬がないことを確認してから注文するようにしましょう。
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