オフィスの移転が決まったとき、やるべき作業はいろいろとありますが、そのひとつに挨拶状の準備があります。関係者や取引先に移転を知らせ、引越し後スムーズに業務を再開するために挨拶状は欠かせません。いざ準備するとなると「誰に送ればいいのか」「どんな内容にすればいいのか」「いつまvでに送ればいいのか」とわからないこともでてくるでしょう。そこで今回は、相手に失礼のないように自社の移転を知らせるために気を付けるべきポイントについてご紹介します。
「移転の挨拶」といってもさまざまなケースが想定できます。事務所の入っていたビルのオーナーへの挨拶、周辺住民や商店街への挨拶などを考える人もいるでしょう。営業をしていく中でお世話になったこともいろいろあるでしょうから、感謝の気持ちを伝える意味でも挨拶は必要なのかもしれません。
しかしここでいう挨拶とは、主に取引先やクライアントへの「移転のお知らせ」の挨拶のことです。クライアントは書類のやりとりをすることがあるだけでなく、時には自社に来てもらって打ち合わせをすることがあるでしょう。きちんと新住所をお知らせしないと失礼にあたるだけでなく、業務に影響が出てしまうことがあります。
オフィスの移転はただでさえバタバタしてしまいますから、余計な仕事を増やさないためにも関係各所に移転のお知らせはするべきでしょう。そのためにも、移転が決まった段階で挨拶状を送るべき相手をピックアップしておいた方が得策です。具体的に移転日が決まってから…と思っても、移転の日が迫れば迫るほど各種手続きで忙しくなりますから、できることからやっておきましょう。
挨拶状を出すのが遅れてしまうと、クライアントや取引先の人が書類などを前の会社の住所へ送ってしまうことがあります。下手をすると、重要な書類を１週間も放置してしまった…などという失態にもつながりかねませんので、送るタイミングはしっかり見極めましょう。
しかしあまりに早い時期に送るのも考えものです。配達物の誤配を招きかねませんし、反対に「まだ先のことじゃないか」と軽く扱われてしまうことがあるからです。早すぎず遅すぎず１ヶ月前～２週間前を目安に挨拶状を送るようにしましょう。また、お知らせには「○日より新住所で営業開始」と明記することで不要なトラブルを避けやすくなるはずです。 ちなみに郵便物は引越しから１年間だけ、旧住所に届いた郵送物を転送してもらえるサービスがあります。これは郵便局やインターネットから手続きできるサービスで、個人の転居と会社などの転居の両方に対応しています。
会社などの移転の際には社員証や保険証といった申請者と会社との結びつきが確認できるものと旧住所が確認できる官公庁が発行した住所の記載があるものを準備し申請を行います。ちなみにクロネコヤマトでも同様にサービスがありますので、移転のときにはあわせて利用すると賢明です。
では、具体的に挨拶状に何を書くべきかを確認していきましょう。挨拶状を送るときは手紙やハガキ、メールなど方法はいくつかありますが、いずれの場合も以下の４点は必ず記載するようにしましょう。
社内の事務連絡ではなく取引先やクライアントに送る書類ですから、ただ必要事項を羅列するだけでは失礼な印象を与えかねません。テンプレート的な文章で問題ありませんが、一言、挨拶を入れましょう。
当然ながら新しい住所を記載します。電話番号に関しては、もし新しい番号を取得するならあわせてお知らせし、もし番号が変わらないなら「番号は変わりません」と一筆添えた方が親切です。
郵送物や宅急便の誤配を避けるため、明記しましょう。
結びの挨拶として、「今後ともよろしくお願い致します」といった旨の文章を入れます。
以上が基本的な内容です。また、ハガキや手紙でお知らせする際に注意したいのは、送り主の住所です。関係各所に送った際、宛先不明で送り主に郵送物が戻ってきてしまうこともあります。挨拶状を送る時点では旧住所にいますので、戻ってきた郵送物を受け取れるように移転「前」の住所を書くようにしましょう。
では、上記のポイントを踏まえ、挨拶状の例文をご紹介します。
拝啓○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さてこの度、○月○日より下記住所へ弊社事務所を移転いたしますことをここにご報告させていただきます。
新たな場所で気持ちを新たに、ますますの飛躍を目指していきたいと思います。今後ともよろしくお願い致します。
敬具 （新住所や新電話番号） ・メールの場合 「件名：事務所移転のお知らせ」
いつもお世話になっております
この度、弊社は下記住所へ移転することとなりました。
新住所での営業開始は○月○日です。
お近くにお越しの際には、ぜひお気軽にお立ち寄りいただければと思います。
新たな環境で、さらにみなさまのご愛顧を得られますよう、一層努力いたします。
メールにて恐縮ですが、まずは略儀ながらご報告とさせていただきます。
文頭・文末の挨拶は挨拶状を送る時期や、送り先との関係性を考慮して考えてみましょう。オフィスの移転時にはやらなければならないことが目白押しで、挨拶状の手配まで気が回らないこともあるかもしれません。
しかし挨拶状は日ごろお世話になっている関係者に改めて感謝の思いを伝えられる良い機会です。ぜひ、失礼のないよう、早めに準備しておいてくださいね。
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