オフィスを移転するときに必ず手配しなければならないのが「案内状」です。案内状は、会社の規模を問わず、取引先がいるのであれば必ず送らなければならないものでしょう。そこで、案内状を送るときに注意したいマナーや送り方についてご説明します。
案内状は、相手先に引越し当日の2週間前から1か月くらい前までに届くように送ります。
Eメールと郵送の両方で送る場合は、先にメールで連絡をし、「追って封書でもご連絡をします」という旨を書き添えておくと良いでしょう。 案内状は手書きで作成すると丁寧ですが、必ずしも手書きでなければならないということはありません。
ただし、印刷したものの場合、住所録などに誤りがあるとそのまま出力されてしまいますから、相手先の企業名や住所、自社の情報などに誤りがないかどうか入念に確認しておきましょう。
案内状には、「葉書」、「葉書型のカードを封筒にいれた封書」、「二つ折りの厚紙を封筒にいれた封書」、「A4を3つ折りにして封筒にいれる封書」などの種類があります。
丁寧なのは、二つ折りの厚紙を封筒にいれた封書ですが、葉書には封を開けなくても見られるという手軽さがあるなど、それぞれに長所があります。どの形状にするかによって、受ける印象や織り込める情報量も違うため、状況に合わせて選択しましょう。
ただし、相手によって形状を変えるとコストがかさむ上に、相手企業同士につながりがあった場合に悪印象を抱かれる可能性もあります。理由がない限り、形式は統一しておいた方が良いでしょう。
案内状の作成方法は、大きく3つに分類できます。
文面や用紙の用意もすべて自社で行い、プリンタなどで印刷して発送する方法です。低コストで作れるという大きな魅力がありますが、手間がかかってしまったり、見栄え良く作るのが難しいといった問題もあります。
文面やレイアウトの作成は自社で行って、印刷のみ外注するという方法です。ある程度コストを抑えた上で、印刷は綺麗に行えるという利点があります。
オフィス移転の案内状に関するテンプレートなどを用意している印刷会社に依頼して、作成から印刷まですべてを外注する方法です。中には、投函まで行ってくれる会社もあります。
なお、文面やレイアウトを自社で行う場合は、社屋の地図の作成について注意が必要です。Googleマップなどの地図には著作権があるため、安易にコピペして案内状に利用することはできません。地図を同封する場合は、自社で作成するか、デザイン会社などに依頼するようにしましょう。
移転のお知らせ（本社移転のお知らせ、事務所移転のお知らせなど、タイトルをわかりやすく明示します）
謹啓 ○○の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素はひとかたならぬお引き立てを賜り 心より御礼申し上げます
さて このたび弊社は左記（レイアウトによっては下記）に移転することとなりました
つきましては 社員一同心を新たにより一層の社業の発展に尽力する所存でございますので
何卒倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
謹白
このような案内状には、句読点を使用しないというルールがあるので注意が必要です。また、頭語を「拝啓」にした場合は結語は「敬具」にするといった日本語のルールについても間違えないようにしましょう。
オフィス移転時の案内状をどのように送るかで、取引先企業からの印象が変わることもあります。好印象を抱かれるように、送る時期や内容に配慮し、体裁を整えてわかりやすく見栄えの良い案内状を送りましょう。
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