オフィスを移転するときに考えておかなければいけないのが、「顧客への連絡方法」です。オフィスが移転したことをしっかり顧客に伝えておかなければ、郵便物や宅配便の配送先が違ってしまったり、電話が通じないなどといった問題が起こる可能性もあります。
特に客先に対しては、オフィス移転の連絡は郵送で行うのが基本です。とはいえ、郵送でのご案内は、お送りしてから届くまでにタイムラグがありますし、自社の担当者ひとりひとりに送るわけではないため、見落とされてしまう可能性もあるかもしれません。
付き合いのある各担当者に対して、事前にEメールでご案内を送っておけば、こうした問題を回避できます。案内状を送らない予定の取引企業はもちろん、案内状を送る予定の相手であっても、まずはメールで移転の予定があることやスケジュールなどをお知らせしておくようにしましょう。
お知らせメールを送る時期は、移転の1ヶ月前から2週間前までが目安となります。送られた相手も、取引先の会社情報の修正などを行わなければいけませんから、あまりギリギリにお知らせをするのは失礼に当たります。「計画性のない会社だ」と、悪印象につながってしまう可能性もあるため、早めに連絡をしておきましょう。
送る相手は、現在取引のある客先や下請けなど、今後も取引がある可能性がある相手が中心となります。ただし、過去取引があった企業などに対しても、移転のお知らせをきっかけに取引を再開できる可能性もありますから、なるべく広くメールをお送りしましょう。
メールは、各部門ごとに自分の受け持っている取引先に日にちを揃えて送る場合もあれば、総務部が一括して送る場合もあります。総務部がお知らせを担当する場合は、送る先のメールアドレスと担当者、会社名などについて誤りがないかどうかしっかり確認した上で送信しましょう。
お知らせメールには、移転する日にち、移転先の住所、電話番号、ファックス番号、移転先オフィスまでの地図や行き方の案内などを書き記します。 引越しに際して休業日が発生する場合や、電話が不通になる時間帯などがある場合はそれについても記載しておきましょう。
また、オフィス移転と同時に代表者の変更があるときは、お知らせメールに併記します。
件名：オフィス移転のお知らせ（内容がわかるように、件名に「移転」「お知らせ」といった文言を入れましょう）
本文：
○○株式会社
○○ ○○○○様
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊社は〇○により（人員が増えた、新規事業を開始するなど、記載することで好感を抱いてもらえる理由がある場合は移転理由を記しますが、書かなくても構いません）、事務所（もしくは本社社屋など、状況に応じて）を移転することとなりました。
これを機に、皆様のご期待に添うべくより一層のサービス向上に努めていく所存です。今後ともより一層のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます（郵送でもご案内をお送りする予定の会社には、改めてご連絡する旨を併記しておきましょう）。
●新住所
〒XXX-XXXX 東京都○○区○○1-1-1
●電話番号
03-XXXX-XXXX
●ファックス番号
03-XXXX-XXXX
●業務開始日
平成XX年XX月XX日
以上
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署名
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オフィスを移転した際は、メールで担当者に連絡をしておくことでより確実に情報を伝えることができます。気軽な間柄の方であれば、フランクなメールでお知らせすることもできるかもしれませんが、やはり会社同士のことですから、きちんとした文面でご挨拶をお送りするのが礼儀でしょう。
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